Udzielanie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego – praktyczne wskazówki dla rodziców

Przyjście na świat dziecka jest często wydarzeniem zmieniającym diametralnie życie niejednego człowieka. W tych bardzo emocjonalnych dla każdego rodzica chwilach, kwestie związane z formalnościami są często postrzegane przez pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jako sprawa skomplikowana, zawiła, męcząca, jednakże konieczna w celu udzielenia przez pracodawcę właściwych urlopów i wypłacenia zasiłków. 

Poniżej znajduje się kilka praktycznych wskazówek i odpowiedzi na najczęstsze pytania związane z kwestią urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, które mogą stanowić drogowskaz dla rodziców poszukujących takich informacji.

1. Ile tygodni urlopu macierzyńskiego przysługuje w przypadku urodzenia jednego dziecka, a ile w przypadku bliźniaków?

Wymiar urlopu macierzyńskiego jest uzależniony od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie i jest to (art. 180 § 1 Kodeksu pracy):

• 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka; 
• 31 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga dzieci; 
• 33 tygodni – w przypadku urodzenia trojga dzieci; 
• 35 tygodni – w przypadku urodzenia czworga dzieci; 
• 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.

Co do zasady urlop macierzyński jest udzielany od dnia porodu, więc jeśli pracownica rodzi dziecko w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego, to dzień porodu stanowi pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego i automatycznie anuluje pozostałą część zwolnienia od tej daty.

2. Jaki jest wymiar urlopu rodzicielskiego i od czego zależy?

Po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego pracownik ma prawo do urlopu rodzicielskiego (art. 182^1a § 1 Kodeksu pracy) w wymiarze, który również zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie i wynosi:

• 32 tygodnie w przypadku urodzenia jednego dziecka;
• 34 tygodnie w przypadku urodzenia dwojga i więcej dzieci.

Zgodnie z art. 182^1a § 2, 3 i 4 Kodeksu pracy urlop rodzicielski przysługuje obojgu rodzicom, co oznacza, że mogą oni korzystać z tego uprawnienia zarówno zamiennie, jak i równocześnie, nie przekraczając łącznie przysługującego wymiaru urlopu rodzicielskiego.

3. Czy z urlopu rodzicielskiego można korzystać w częściach?

Tak, urlop rodzicielski może być wykorzystany w nie więcej niż 4 częściach, które przypadają bezpośrednio jedna po drugiej (art. 182^1c § 2 Kodeksu pracy). Żadna z części urlopu rodzicielskiego nie może być krótsza niż 8 tygodni za wyjątkiem pierwszej części, która nie może być krótsza niż 6 tygodni oraz sytuacji, kiedy pozostała część urlopu rodzicielskiego jest krótsza niż 8 tygodni (art. 182^1c § 4 Kodeksu pracy).

Dodatkowo istnieje możliwość wykorzystania nawet do 16 tygodni urlopu rodzicielskiego z przysługującego wymiaru, w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części urlopu rodzicielskiego (art. 182^1c § 3 Kodeksu pracy). W takim wypadku należy pamiętać, o tym, że urlop ten może być wykorzystany nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia oraz obowiązują wyżej opisane zasady dotyczące długości poszczególnych części.

4. Jakiej wysokości zasiłek otrzymam w okresie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Wysokość zasiłku zależy od decyzji rodziców o sposobie wykorzystywania urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego oraz terminu złożenia wniosku. Jeżeli pracownica w ciągu 21 dni od porodu od razu zdecyduje się na wykorzystanie pełnego wymiaru urlopu macierzyńskiego (20 tygodni w przypadku jednego dziecka) i pełnego wymiaru urlopu rodzicielskiego przypadającego bezpośrednio po nim (32 tygodnie w przypadku jednego dziecka), to przez okres obu tych urlopów (52 tygodnie w przypadku jednego dziecka) będzie otrzymywała zasiłek macierzyński w wysokości 80%. 

Jeżeli jednak zdecyduje się na opcję w częściach (niezależnie który rodzic, jakie części urlopu rodzicielskiego wykorzysta), to w takim wypadku przez pierwsze 26 tygodni (20 tygodni urlopu macierzyńskiego i 6 tygodni urlopu rodzicielskiego) zasiłek macierzyński wyniesie 100%, a przez drugie 26 tygodni 60%.

5. Jakie dokumenty i kiedy należy przedłożyć Pracodawcy w celu udzielenia urlopów macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Kluczowym dokumentem w tym przypadku jest akt urodzenia dziecka, który uprawniona u pracodawcy osoba potwierdza za zgodność z oryginałem imienną pieczątką i datą. 

Zdarza się, że w niektórych szpitalach pracownica może otrzymać zaświadczenie o porodzie. Wtedy taki dokument przekazuje w oryginale pracodawcy. Nie chodzi tu o kartę informacyjną ze szpitala, która zawiera poufne i wrażliwe dane o stanie zdrowia, a wyłącznie o zaświadczenie zawierające datę porodu. Jest to zaświadczenie opcjonalne, a nie wymagane, więc jeśli mama dziecka je otrzyma, należy przekazać je pracodawcy.

Niemniej ważnym dokumentem jest właściwy wniosek pracownicy o udzielenie urlopów – w zależności od jej decyzji – pełnego wymiaru urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, wyłącznie urlopu macierzyńskiego czy dodatkowo wybranych części urlopu rodzicielskiego.  

Jeżeli mama dziecka zdecyduje się na skorzystanie z pełnego wymiaru urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego powinna to zrobić nie później niż 21 dni od dnia porodu (art. 179¹ § 1 Kodeksu pracy). 

Należy pamiętać, że w przypadku korzystania z urlopu rodzicielskiego w częściach pisemny wniosek pracownika o każdą z części powinien zostać złożony u pracodawcy w terminie nie krótszym niż 21 dni przed jej rozpoczęciem (art. 182^1d § 1 Kodeksu pracy). O ile wcześniej nie dostarczaliśmy pracodawcy aktu urodzenia dziecka, do takiego wniosku także należy go przedłożyć.

6. Co zrobić, jeżeli istnieje luka między ostatnim dniem zwolnienia lekarskiego a urodzeniem dziecka?

Art. 180 § 2 Kodeksu pracy wskazuje, że pracownica może wykorzystać nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu. To oznacza, że jeśli np. zwolnienie lekarskie trwało do 21.10.2019, a dziecko urodziło się 25.10.2019, to matka powinna zawnioskować do pracodawcy o udzielenie urlopu macierzyńskiego od dnia 22.10.2019. 

Innym rozwiązaniem dla pracownicy jest jednak uzyskanie kontynuacji zwolnienia lekarskiego na brakujący okres (które może być wystawione np. przez lekarza prowadzącego czy przez szpital) – w powyższym przykładzie od 22.10.2019 do dnia poprzedzającego dzień porodu, czyli 24.10.2019.

7. O czym jeszcze warto pamiętać po urodzeniu dziecka?

Jeżeli pracownik jest dodatkowo ubezpieczony (np. opłaca ubezpieczenie grupowe) warto zweryfikować, czy w posiadanym wariancie ubezpieczenia uwzględnione jest świadczenie związane z urodzeniem dziecka lub pobytem w szpitalu związanym z porodem. Im szybciej zgłosimy ten fakt w wymagany sposób do towarzystwa ubezpieczeniowego (w zależności od ubezpieczyciela może być konieczne złożenie papierowych dokumentów lub wystarczy zgłoszenie telefoniczne), tym szybciej otrzymamy kwotę wynikającą z ubezpieczenia.

Dodatkowo należy pamiętać o zgłoszeniu dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego przez jednego z rodziców. Mimo że pracodawca posiada dane dziecka, tylko na wniosek pracownika może je zgłosić do ubezpieczenia. W takiej prośbie trzeba zawrzeć poza podstawowymi danymi pracownika zgłaszającego, także wszystkie niezbędne dane dziecka (a w szczególności: imię, nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, adres zamieszkania, informację, czy dziecko pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym oraz ewentualne informacje o niepełnosprawności dziecka).

Uprawnienia rodzicielskie są w aktualnym stanie prawnym bardzo rozbudowane i umożliwiają rodzicom wykorzystywanie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w sposób najbardziej dopasowany do ich sytuacji zawodowo-rodzinnej. 

W zależności od opcji, którą rodzice wybiorą, zawsze warto skonsultować się z właściwym pracownikiem HR u swojego pracodawcy, który zweryfikuje dostępne możliwości, poprawność wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego czy wymagane dokumenty. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnego stresu związanego z ewentualnymi błędami (np. w danych, w datach) i koniecznością ich poprawiania.