Zawieszenie działalności a konto firmowe. Jakich formalności dopełnić przy zawieszeniu firmy?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej ma swoje niezaprzeczalne zalety. Możesz zająć się tym, co sprawia Ci przyjemność, samodzielnie i szybko podejmować decyzje oraz wcielać w życie nowe pomysły. Jednak nie zawsze jesteś w stanie wszystko przewidzieć. Dobry przykład to pandemia, w której trakcie wiele firm zniknęło z rynku.

Warto jednak pomyśleć o innym rozwiązaniu niż likwidacja działalności. Masz bowiem możliwość czasowego zawieszenia firmy. Kiedy warto to zrobić i jak długo można korzystać z zamrożenia? Jak wygląda zawieszenie działalności krok po kroku

Czy warto zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie działalności może się okazać dla Ciebie dobrym rozwiązaniem, gdy Twoja firma ma przejściowe kłopoty, np. z płynnością finansową. Taka opcja ma swoje niewątpliwe zalety, ale z drugiej strony – niesie dla Ciebie pewne konsekwencje.

Dzięki zawieszeniu działalności gospodarczej:

• nie musisz w tym czasie odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy,
• nie płacisz składek ZUS,
• nie musisz składać deklaracji VAT,
• możesz sprzedać przedmioty stanowiące majątek trwały firmy.

Zawieszenie działalność gospodarczej nie oznacza, że zostaniesz bez ubezpieczenia lub możliwości zarobkowania. W czasie zawieszenia działalności gospodarczej możesz:

• pracować na umowę zlecenie lub na umowę o dzieło, ale pod warunkiem, że zakres zleconych prac nie pokrywa się z PKD Twojej zawieszonej firmy,
• pracować na podstawie umowy o pracę bez ograniczeń co do PKD firmy, w której pracujesz,
• zarejestrować się jako osoba bezrobotna w Urzędzie Pracy,
• zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia rentowego, emerytalnego i zdrowotnego.

Kiedy podejmiesz decyzję o zawieszeniu firmy, pamiętaj, że w tym czasie nie możesz prowadzić działalności i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów.

Zawieszenie działalności gospodarczej – na jak długo jest możliwe?

Kwestie związane z okresem zawieszenia działalności reguluje Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo Przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami ustawy zawieszenie może nastąpić na czas określony lub nieokreślony. Okres zawieszenia działalności nie może być jednak krótszy niż 30 dni.

Na jak długo można zawiesić jednoosobową działalność gospodarczą? Gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, samodzielnie podejmujesz decyzję, na jaki okres chcesz zawiesić swoją firmę. Prawo nie stawia tu ograniczeń czasowych.

Okres zawieszenia Twojej firmy rozpoczyna się w dniu, który wskazano we wniosku o zawieszenie działalności i kończy się we wskazanym przez Ciebie terminie. Zakończenie wymaga również złożenia przez Ciebie wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej. Oznacza to, że data zawieszenia może pokryć się z datą złożenia wniosku, ale możesz również podać datę wcześniejszą lub późniejszą.

Warto wiedzieć, że wniosek o zawieszenie działalności możesz składać wielokrotnie.

Sprawa wygląda inaczej w przypadku przedsiębiorców, którzy są wpisani do KRS. Jeżeli Twoja firma jest wpisana do KRS, to możesz zawiesić działalność na okres od 30 dni do maksymalnie 24 miesięcy.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Podstawowa zasada jest taka, że możesz zawiesić działalność gospodarczą o ile nie zatrudniasz pracowników. Od tej reguły jest jednak wyjątek. Szczegóły można znaleźć w art. 22 ust.2 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Zgodnie z ustawą, w okresie zawieszenia działalności możesz zatrudniać wyłącznie pracowników, którzy przebywają na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

Jeżeli jesteś wspólnikiem w spółce cywilnej, jawnej czy partnerskiej, to zawieszenie działalności gospodarczej będzie możliwe tylko wtedy, gdy na takie rozwiązanie zgodzą się wszyscy wspólnicy. 

Przedsiębiorcy nie muszą uzasadniać wniosku o zawieszenie firmy. Możesz zawiesić swoją działalność gospodarczą z dowolnego powodu.

Kiedy zgłosić zawieszenie działalności?

Zawieszenie działalność gospodarczej warto zaplanować w taki sposób, żeby było dla Ciebie opłacalne i wygodne. Zastanów się więc, czy korzystniejsze będzie dla Ciebie zawieszenie działalności ostatniego czy pierwszego dnia miesiąca?

Z finansowego punktu widzenia najlepsze jest zawieszenie działalności gospodarczej najpóźniej pierwszego dnia miesiąca. W takiej sytuacji nie będziesz musiał odprowadzać składki ZUS. Jeżeli jednak zawiesisz działalność w trakcie miesiąca, to ZUS naliczy składki społeczne proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności. Składkę zdrowotną zapłacisz natomiast w całości.

Decyzja o zawieszeniu działalności gospodarczej została podjęta? Sprawdź, jak wygląda zawieszenie działalności krok po kroku i na co należy się przygotować!

Zawieszenie działalności – o tym pamiętaj

Możesz zawiesić firmę tylko pod warunkiem, że nie zatrudniasz pracowników (poza osobami na urlopie macierzyńskim albo wychowawczym). Dlatego w pierwszym kroku rozwiąż umowy o pracę i zakończ współpracę z pracownikami pracującymi na podstawie powołania, wyboru lub mianowania. Masz 7 dni na wyrejestrowanie pracowników z ubezpieczenia.

Rozważnie wybierz datę zawieszenia działalności, żeby nie generować dodatkowych kosztów.

Kiedy zawiesisz działalność i nie będziesz odprowadzać składek do ZUS-u, to stracisz możliwość korzystania z publicznej ochrony zdrowia. Są na to dwa sposoby:

1. możesz zarejestrować się w Urzędzie Pracy i zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego

lub

2. możesz skorzystać ubezpieczenia przez bliskiego członka rodziny.

Pamiętaj również o ewentualnym wypowiedzeniu umowy najmu, umów z dostawcami mediów itd. W ten sposób ograniczysz wydatki i zadbasz o swoją płynność finansową.

Złożenie wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej krok po kroku

Wniosek CEIDG – 1 o zawieszenie działalności możesz złożyć na 4 sposoby:

1.    osobiście w Urzędzie Miasta lub Gminy – wniosek możesz wypełnić i podpisać wcześniej, ale otrzymasz go również w wybranym urzędzie.

2.    poprzez pełnomocnika – powinien on zawierać Twój podpis potwierdzony przez notariusza.

3.    pocztą tradycyjną – wniosek musi być opatrzony podpisem, który został potwierdzony przez notariusza.

4.    drogą elektroniczną – z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Wniosek możesz złożyć przez stronę biznes.gov.pl lub stronę CEIDG. Jest to szybki i prosty sposób na złożenie wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej.

Po złożeniu wniosku czekasz na decyzję urzędu. Jeżeli wniosek zawiera błędy i jest wypełniony nieprawidłowo, to otrzymasz z urzędu informację o konieczności jego poprawy. Na poprawienie wniosku masz 7 dni roboczych.

Jeżeli wniosek został wypełniony prawidłowo, to urząd wyrazi zgodę na zawieszenie Twojej firmy od dnia, który wskazano we wniosku.

Nie musisz informować ZUS ani Urzędu Skarbowego o zawieszeniu firmy. Po złożeniu wniosku do CEIDG informacja trafi automatycznie zarówno do ZUS-u, jak i US.

Pamiętaj, że wciąż obowiązuje Cię złożenie rocznego zeznania podatkowego do Urzędu Skarbowego, nawet gdy w danym roku podatkowym nie możesz wykazać żadnego dochodu.

Co powinien zawierać prawidłowo wypełniony wniosek?

Zanim złożysz wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej, sprawdź, czy podałeś wszystkie potrzebne informacje. Są to przede wszystkim:

• cel złożenia wniosku,
• Twoje dane osobowe i adresowe,
•  nazwa firmy, nazwa skrócona firmy,
• informacje dodatkowe np. o właściwym dla miejsca zamieszkania naczelniku urzędu skarbowego.

Konto firmowe a zawieszenie działalności

Obecnie przedsiębiorcom ciężko jest się obejść bez konta firmowego. Nawet właściciele drobnych biznesów decydują się na korzystanie z rachunku dla firmy. Zachowują w ten sposób przejrzystość finansów i czerpią z benefitów przeznaczonych dla klientów firmowych.

Dowiedz się więcej: Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Co w sytuacji, gdy zdecydujesz się na zawieszenie swojej działalności? Czy możesz zachować swoje konto firmowe? Konto firmowe przy zawieszeniu działalności to sprawa warta przemyślenia.

Z reguły banki nie dają możliwości zawieszenia konta firmowego. Kiedy zawiesisz swoją działalność, to najczęściej masz do wyboru następujące opcje:

• możesz rozwiązać umowę prowadzenia konta firmowego,
• możesz zatrzymać konto i dalej je opłacać.

Niewiele banków oferuje możliwość prowadzenia konta firmowego bez opłat w czasie zawieszenia działalności. Warto jednak zatrzymać konto firmowe i je opłacać. Dzięki temu po wznowieniu działalności minimalizujesz formalności. Nie musisz przechodzić od nowa całej procedury zakładania konta firmowego. Pamiętaj, że przy zmianie konta musisz zaktualizować dane w CEIDG lub KRS.

Co więcej, Twoi kontrahenci znają już numer Twojego konta. Jeśli pozostaniesz przy swoim pierwotnym rachunku, nie będzie potrzeby informowania ich o zmianie konta. Nie dojdzie też do pomyłki.

Zamknięcie konta firmowego przy zawieszeniu działalności nie zawsze jest więc korzystne. Czasem utrzymanie aktywnego rachunku może okazać się pewniejszym rozwiązaniem w dłuższej perspektywie.

Jak zamknąć konto firmowe?                                

Jeżeli zdecydujesz się na pierwsze rozwiązanie, to pamiętaj o kilku rzeczach:

1.    W pierwszym kroku ureguluj wszystkie zobowiązania wobec banku. Spłać linie kredytowe, inne przyznane kredyt oraz wszystkie naliczone opłaty. Możesz też wystąpić do banku o rozłożenie należności na raty.

2.    Złóż dyspozycję przelania środków z konta firmowego na konto osobiste.

3.    Złóż dyspozycję zamknięcia konta firmowego. Możesz to zrobić w wybranym oddziale, przez Internet lub drogą elektroniczną.

4.    Jeżeli zamykasz konto firmowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej, wówczas wystarczy Twój dowód osobisty. W przypadku zamknięcia konta firmowego dla spółek potrzebujesz natomiast zgody wszystkich wspólników.

Może się okazać, że nie zamkniesz swojego konta firmowego od razu. Umowa o konto firmowe zwykle jest objęta okresem wypowiedzenia. Zapoznaj się z jej treścią i postępuj zgodnie ze wskazówkami z dokumentów. Po czasie wypowiedzenia upewnij się natomiast, że wszystkie formalności zostały załatwione.

Likwidacja konta firmowego a urząd skarbowy

Jak wygląda kwestia likwidacji konta firmowego przy rozliczeniu z urzędem skarbowym? Okazuje się, że czasami warto poczekać z zamknięciem rachunku bankowego. Dotyczy to sytuacji, gdy czekamy na rozliczenie z urzędem skarbowym. Może to być nadpłata VAT, którą urząd zwróci na Twój rachunek firmowy.

W październiku 2021 r. wszedł w życie SLIM VAT 2. Uregulował on kwestie związane z zamknięciem rachunku rozliczeniowego, do którego przypisany był rachunek VAT i uwolnieniem znajdujących się na nim środków.

Zgodnie z art. 62e ust. 1 Prawa bankowego, jeżeli zdecydujesz się zamknąć swój rachunek rozliczeniowy, to bank ma obowiązek zamknąć jednocześnie rachunek VAT, który był do niego przypisany. Oznacza to, że środki zgromadzone na rachunku VAT nie przepadają, ale też nie możesz nimi swobodnie dysponować. Co dzieje się z nimi dalej? Jeżeli w swoim banku nie masz innego rachunku VAT, to zgromadzone na nim środki zostaną przelane:

• na rachunek rozliczeniowy powiązany z rachunkiem VAT na podstawie postanowienia wydanego przez naczelnika US. Naczelnik US ma 60 dni na wydanie postanowienia, licząc od dnia złożenia wniosku. Z tego względu zamknij rachunek rozliczeniowy dopiero po wydaniu postanowienia.
• na wyodrębniony przez Twój bank rachunek techniczny, który służy identyfikacji właściciela rachunku VAT. Taką decyzję warto podjąć wtedy, gdy na dzień zamknięcia rachunku rozliczeniowego nie ma jeszcze postanowienia naczelnika US o uwolnieniu środków.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności może być dobrym rozwiązaniem, jeżeli Twoja firma przeżywa chwilowe trudności. Co więcej, większość formalności związanych z zawieszeniem firmy możesz załatwić on-line. Jeśli dokładnie zaplanujesz swoje działania, to zawieszenie działalności powinno odbyć się szybko i sprawnie. Konieczność rozliczenia się z Urzędem Skarbowym to jeden z argumentów za tym, żeby pozostawić obecne konto firmowe. Zamknięcie rachunku przedsiębiorstwa przy zawieszeniu działalności może okazać się mniej korzystne, niż jego utrzymanie. Inne zalety podtrzymania obecnego konta firmowego to minimum formalności i oszczędność czasu. Nie musisz aktualizować danych i informować o zmianie wszystkich swoich kontrahentów.

Źródła:

1. https://www.biznes.gov.pl
2. https://www.zus.pl/firmy/wyrejestrowanie-platnika/firmy/zawieszenie-dzialalnosci
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo Przedsiębiorców
4.  Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe