Biała lista rachunków firmowych – czym jest, kto się na niej znajduje i dlaczego warto z niej korzystać

Biała lista podatników VAT została wprowadzona 1 września 2019 roku przez Ministerstwo Finansów. Jej celem jest pomoc przedsiębiorcom w weryfikacji wiarygodności ich kontrahentów. To narzędzie okazuje się szczególnie przydatne dla prawidłowego rozliczenia podatku. Wykaz podatników VAT jest aktualną ogólnodostępną i darmową bazą danych prowadzoną w formie elektronicznej. Odkryj wszystko, co musisz wiedzieć o białej liście kontrahentów!

Biała lista podatników VAT – co to jest?

Biała lista rachunków firmowych nazywana jest również „wykazem podatników”, „białą listą podatników VAT”, „białą księgą” czy w końcu „białą listą przedsiębiorców”. To ogólnodostępna darmowa baza danych utworzona przez Ministerstwo Finansów, zawierająca informacje aktualne o podatnikach podatku VAT.

Wykaz podatników VAT obowiązuje od 1 września 2019 r. i funkcjonuje na podstawie artykułu 96b dodanego do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2022.931 t.j.).

Lista prowadzona jest w formie elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) powołanego przez Prezesa Rady Ministrów. Obecnie funkcję tę sprawuje Bartosz Zbaraszczuk. Biała lista kont została udostępniona na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF). Jej celem jest zapewnienie przedsiębiorcom szybkiego narzędzia do sprawdzania kontrahentów. Dzięki niej możesz określić wiarygodność firmy za pomocą kilku kliknięć!

Jakie informacje możesz znaleźć na białej liście rachunków bankowych?

Na białej liście rachunków bankowych znajdziesz więcej, niż tylko podstawowe dane dotyczące kontrahenta. Narzędzie umożliwia również dokonanie pełnej kontroli kontrahenta. W wykazie pojawi się także:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy (w zależności od rodzaju prowadzonej działalności),
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) określony na potrzeby podatkowe – jeśli został nadany,
• status podmiotu:
  • brak rejestracji,
  • wykreślony z rejestru podatników VAT,
  • zarejestrowany jako „podatnik VAT czynny”,
  • zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”,
• numer w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej  (REGON) – jeżeli został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – pod warunkiem że został nadany;
• adres siedziby firmy (w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi) lub adres stałego miejsca prowadzenia działalności/zamieszkania (jeśli przedsiębiorca jest osobą fizyczną);
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery NIP;
• imiona i nazwiska/firmy wspólników oraz ich numery NIP;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia i przywrócenia do rejestru podatników VAT;
• podstawę prawną dla odmówienia rejestracji lub wykreślenia oraz dla przywrócenia do białej listy rachunków firmowych;
• numery rachunków bankowych wskazanych i potwierdzonych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.

Jak używać wykazu podatników VAT?

Aby zweryfikować kontrahenta na podstawie danych zawartych na białej liście kont, wystarczy podać jedną z poniższych informacji:

• numer rachunku bankowego,
• numer NIP,
• numer REGON,
• nazwę podmiotu (minimum 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych).

Lista zostanie wyświetlona po wpisaniu nazwy sprawdzanego przedsiębiorcy.

Na jakie informacje zwrócić szczególną uwagę?

W bazie znajdziesz wiele cennych informacji o swoim kontrahencie. Zapewnia to pełną transparentność dokonywanej transakcji. Liczba danych może jednak wydać się przytłaczająca, dlatego warto wiedzieć, co jest najistotniejsze. Kluczowa jest informacja o byciu czynnym płatnikiem VAT. Jeżeli Twojego partnera biznesowego brakuje w rejestrze, dowiedz się, co było powodem tej sytuacji. W ten sposób możesz zaoszczędzić sobie nietrafionej transakcji.

Gdy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT

Przede wszystkim sprawdź, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Jeśli tak, to potwierdź zgodność:

• numeru rachunku bankowego, na który planujesz wpłacić środki,
• numerów identyfikacyjnych,
• adresu.

Gdy kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT

Jeśli natomiast Twój kontrahent nie jest czynnym podatnikiem lub przez pewien okres nim nie był, to dowiedz się, dlaczego odmówiono mu rejestracji lub co było powodem wykreślenia go z rejestru. Na tej podstawie możesz podjąć decyzję, czy warto współpracować z tym podmiotem.

Skąd biała lista czerpie informacje o rachunków bankowych?

Numery rachunków bankowych znajdujące się na białej liście zostały pobrane automatycznie z bazy danych Krajowej Administracji Skarbowej. Następnie potwierdzono je w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (STIR). Ten sam system służy szefowi KAS do analizy i przekazywania informacji zapobiegających wyłudzeniom skarbowym. Dane do systemu są przekazywane przez banki, które prowadzą rachunki firmowe określonych podmiotów. Informacje powinny być na bieżąco aktualizowane i dostarczane do bazy od razu po założeniu konta.

Czy wszyscy przedsiębiorcy znajdują się w wykazie?

Aby figurować w wykazie, trzeba założyć konto firmowe. Taki rachunek daje jednak znacznie szerszy zakres korzyści, niż sam dostęp do białej listy. Przedsiębiorcy dostają wówczas dostęp do takich benefitów, jak m.in.:

• dedykowane produkty finansowe (np. linie kredytowe czy kredyt obrotowy dla firm),
• ekspresowe przelewy,
• sprawne rozliczenia w obcych walutach.

Firmowy rachunek pozwala także na zachowanie przejrzystości w finansach. Oddzielenie prywatnych wydatków od służbowych ułatwia panowanie nad księgowością  i zwiększa komfort podczas ewentualnej kontroli z urzędu.

Sprawdź, jakie korzyści czekają na Ciebie przy otwarciu konta firmowego w banku Credit Agricole!

Konsekwencje transakcji z kontrahentami spoza białej listy

Dokonywanie transakcji z podmiotami spoza białej listy przedsiębiorców jest możliwe, ale obarczone pewnymi sankcjami. Jedną z nich jest brak możliwości uwzględnienia wydatków w kosztach uzyskania przychodów w rozliczeniu PIT lub CIT. Kolejna to ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania podatkowe, jeżeli kontrahent nie opłaci należnego VAT-u.

Biała lista VAT – od jakiej kwoty transakcji należy liczyć się z sankcjami?

Transakcje zrealizowane z kontrahentami, których rachunku nie są na białej liście, są obarczone sankcjami. Dotyczy to jednak wyłącznie kwot powyżej 15 tysięcy złotych. To bowiem przy tej wysokości przelewów można mówić o mechanizmie podzielonej płatności.

Podstawową sankcją jest odpowiedzialność solidarna. Wówczas obaj przedsiębiorcy mogą mierzyć się z problemami w przypadku zaległości podatkowych któregoś z nich.

Biała lista podatników VAT – to o niej zapamiętaj!

Biała lista podatników VAT jest ogólnodostępną bazą danych prowadzoną przez Ministerstwo Finansów.

W wykazie znajdziesz dane dotyczące partnerów biznesowych. Oni również mogą dowiedzieć się więcej o Twojej firmie. W rejestrze widnieją informacje m.in. o:

• byciu czynnym płatnikiem VAT,
• nazwie i adresie przedsiębiorstwa,
• dacie rejestracji firmy,
• numerze NIP.

Wykaz został stworzony, aby zapewnić bezpieczeństwo przeprowadzania transakcji pomiędzy kontrahentami oraz minimalizować ryzyko wystąpienia oszustw podatkowych. W tym celu zapewnia pełną transparentność podmiotów gospodarczych.

Źródła:

1. Ministerstwo Finansów, Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, źródło: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, dostęp: 20-02-2023r.;
2. art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931 t.j.);
3. Art. 14 ust. 2h, 2i, 22p Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350);
4. Art. 12 ust. 4i, 4j Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992 nr 21 poz. 86);
5. JPK info, Zweryfikuj numer rachunku bankowego, źródło: https://jpk.info.pl/biala-lista-vat/weryfikacja-konta-bankowego/, dostęp: 20-02-2023r.;
6. Biznes.gov.pl, Biała lista podatników VAT – nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów, źródło: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00226, dostęp: 20-02-2023r.;
7. Podatki.gov.pl, Zawiadomienie ZAW-NR, źródło: https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/, dostęp: 21-02-2023r.