Biała lista podatników VAT jest wykazem, dzięki któremu transakcje są bardziej przejrzyste. Funkcjonuje od września 2019 r., a jej celem jest wsparcie firm w skutecznej i szybkiej weryfikacji partnerów handlowych i kontrahentów. Z naszego artykułu dowiesz się m.in. jak zgłosić rachunek na białą listę, ile trwa wpis na białą listę i kiedy możesz liczyć na decyzję w tej sprawie.

Co to jest biała lista?

Biała lista podatników VAT to „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”. Pozwala ona na sprawdzenie, czy dany podmiot jest czynnym płatnikiem VAT. Tym samym umożliwia oszacowanie wiarygodności drugiego przedsiębiorcy. Za prowadzenie wykazu odpowiada szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Biała lista jest dostępna w Internecie w formie wyszukiwarki. Każdy z nas ma dostęp do informacji zawartych w wykazie.

Dowiedz się więcej: Biała lista rachunków firmowych – co to jest?

Biała lista a numer konta

Zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę nie zawsze jest możliwe. Jakie rachunki mogą znaleźć się w wykazie? Są tam widoczne tylko numery kont firmowych. Nie wyświetlają się tam natomiast rachunki prywatne.

Pamiętaj, że założenie działalności gospodarczej razem z kontem firmowym w banku to tylko pierwszy krok. Resztę formalności dokończysz za pośrednictwem strony rządowej biznes.gov.pl i profilu zaufanego. Konto firmowe zakładasz w banku, gdy rozpoczynasz prowadzenie działalności gospodarczej. Do założenia konta firmowego będą Ci potrzebne:

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
• kopia zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON,
• dowód osobisty.

Otwórz firmowe konto bankowe i zyskaj premię!

Wystarczy, że zgłosisz numer konta firmowego za pośrednictwem CEIDG. Nie musisz podejmować dodatkowych czynności, związanych z dodaniem konta firmowego na białą listę. System automatycznie pobierze wszystkie potrzebne informacje.

Jak dodać konto firmowe do białej listy?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, to do Twoich obowiązków należy zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę oraz dbanie o jego aktualizację. Rachunek firmowy możesz zarejestrować za pośrednictwem CEIDG. Procedura jest prosta i zajmie Ci kilka minut.

Jak zgłosić konto na białą listę krok po kroku? Trzymaj się tych etapów:

1. Wpisz w wyszukiwarkę internetową adres biznes.gov.pl i zaloguj się na konto z pomocą profilu zaufanego.
2. Wybierz opcję „Zmień dane w CEIDG”.
3. Po otwarciu kreatora zaznacz pole „Rachunki bankowe”.
4. Następnie zaznacz kolejne pola:

• Chcę dodać nowy firmowy rachunek bankowy,
• Chcę wyznaczyć rachunek firmowy do zwrotu podatku.

W puste pole wpisz numer swojego firmowego rachunku bankowego, zatwierdź wprowadzone zmiany i wyślij formularz do urzędu.

Ile trwa wpis na białą listę?

Twoje konto w pierwszej kolejności podlega weryfikacji przez pracownika urzędu skarbowego. Z tego względu nie będzie ono widoczne na białej liście zaraz po jego zgłoszeniu. Dopiero po pozytywnej weryfikacji urzędnik zatwierdzi zgłoszenie rachunku firmowego na białą listę.

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, ile trwa wpis na białą listę. To, ile będziesz czekać na pojawienie się Twojego konta firmowego na białej liście, zależy w dużej mierze od urzędu skarbowego, obsługującego Twoje zgłoszenie. Konto firmowe widoczne jest najczęściej w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia.

Weryfikacja konta bankowego biała lista

Weryfikacja konta bankowego na białej liście jest prosta. Wystarczy wejść na stronę internetową Ministerstwa Finansów  – www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. To właśnie tam znajduje się wykaz wszystkich podatników VAT.

W wyszukiwarce wpisujesz jedną z wybranych danych:

• numer konta,
• numer NIP,
• numer REGON,
• nazwę podmiotu.

Następne klikasz przycisk „szukaj” i po chwili otrzymujesz aktualny status przedsiębiorcy.

Dzięki weryfikacji konta firmowego szybko sprawdzisz:

• czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• numer rachunku bankowego, na który powinieneś przesłać należności z tytułu świadczonych usług,
• podstawy prawne decyzji dotyczące kontrahenta, np. w zakresie odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia do rejestru.

Z pomocą wyszukiwarki możesz również zweryfikować własne konto firmowe. Dowiesz się w ten sposób, czy Twój rachunek znajduje się na białej liście i czy dane dotyczące konta są aktualne i poprawne.

Brak konta firmowego na białej liście – z czego wynika?

Twój numer konta firmowego zostanie opublikowany, jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT lub przywrócono Cię do rejestru jako czynnego podatnika VAT.

Jeśli zaś Twoje konto firmowe nie pojawiło się na białej liście, może to wynikać z następujących powodów:

• nie jesteś płatnikiem VAT,
• odmówiono Ci rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn,
• wykreślono Cię z wykazu,
• konto zostało zgłoszone w nieprawidłowy sposób, np. za pomocą niewłaściwego formularza,
• zgłoszono niewłaściwy rachunek.

W sytuacji braku rachunku na białej liście warto najpierw wykluczyć własną pomyłkę, czyli zgłoszenie niepoprawnych lub nieaktualnych danych. Jeśli w tym tkwi problem, aktualizacja wniosku CEIDG-1 (albo jego odpowiednika w przypadku spółek i osób cywilnych)powinna rozwiązać sytuację. Gdy jednak przyczyna jest bardziej skomplikowana, wówczas należy skontaktować się z właściwym dla firmy urzędem skarbowym.

Aktualizacja danych na białej liście

Jeżeli nie możesz znaleźć rachunku firmowego na białej liście, to w pierwszej kolejności sprawdź, czy zgłosiłeś do urzędu skarbowego swój rachunek. Następnie zweryfikuj, czy rachunek jest prawidłowy i został otwarty w związku z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą.

Jeśli nie spełniasz tych warunków, to następnym krokiem jest zgłoszenie aktualizacyjne. Pamiętaj, że:

• spółki zarejestrowane w KRS składają aktualizację na druku NIP-8,
• spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego na druku NIP-2,
• właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej aktualizują dane za pośrednictwem CEIDG.
• osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG, aktualizują dane na druku NIP-7.

Co robić, gdy na białej liście znajdują się błędy? Wówczas:

• wnosisz o ich sprostowanie lub usunięcie do Szefa KAS za pośrednictwem właściwego urzędu skarbowego,
• wysyłasz wniosek do urzędu skarbowego w zakresie aktualizacji danych, zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG,
• wyjaśniasz z bankiem, czy rachunek ma charakter rachunku firmowego.

Należy także pamiętać, że biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz dziennie w każdy dzień roboczy. Oznacza to, że gdy sprawdzasz kontrahenta, to z dużym prawdopodobieństwem dane są prawidłowe i aktualne. Takie rozwiązanie ma też swoje wady.

Jednorazowa aktualizacja sprawia, iż Twój rachunek firmowy może nie być widoczny na białej liście podatników tuż po zgłoszeniu. Warto więc odczekać dzień roboczy po złożeniu wniosku i dopiero wtedy sprawdzić, czy figuruje on w wykazie.

Podsumowanie – wpis konta firmowego do białej księgi

Dzięki białej liście możesz szybko i skutecznie zweryfikować swoich kontrahentów, którzy są czynnymi płatnikami VAT. Płatności są bezpieczniejsze i przejrzyste zarówno dla Ciebie, jak i osób współpracujących.

Choć to wygodne rozwiązanie, należy pamiętać o aktualizowaniu danych na białej liście. Jest to szczególnie istotne, gdy zmieniasz dane firmy lub rachunek firmowy. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i stresu, a Ty zawsze będziesz figurować w rejestrze czynnych płatników VAT.

Źródła:

1. https://www.biznes.gov.pl
2. art. 96b ust. 10–12 Ustawy o podatku od towarów i usług