Początek nowej pracy wiąże się często ze stresem. Zobacz, jak dzięki onboardingowi możesz efektywnie przeprowadzić adaptację pracownika.

Jak wdrożyć nowego pracownika? Zaplanuj proces onboardingu

Odpowiednia aklimatyzacja to jeden z kluczowych czynników, które przekładają się na samopoczucie w miejscu pracy. Dlatego tak ważne w przypadku każdego nowego pracownika jest wdrożenie w struktury firmy. Dowiedz się, jak wdrożyć nowego pracownika oraz na czym polega onboarding.

Bez względu na branżę czy specyfikę pracy, na początku niezwykle istotny jest właściwy onboarding pracownika. Co to jest i na czym polega? Przekonaj się, jak może wyglądać powitanie nowego pracownika.

Czym jest i na czym polega onboarding pracownika?

Nowa praca i pierwsze dni w nieznanym dotąd środowisku to masa bodźców oraz informacji, która może przytłoczyć nawet doświadczonego pracownika. Tymczasem w pierwszych dniach po zatrudnieniu dobre samopoczucie to jeden z najważniejszych czynników, które przekładają się na płynne wdrożenie nowych osób w firmie.

Świeżo zatrudniony pracownik nie powinien być pozostawiony bez właściwego wsparcia. Poziom stresu może wpłynąć m.in. na to, że wolniej będzie przyswajał najważniejsze dla jego obowiązków informacje. Może też zrazić się do procedur, jeśli te nie zostaną odpowiednio wyjaśnione. Podobnie w przypadku współpracowników. Osoba, która wprowadza nowego członka zespołu, w wydatny sposób ułatwia nawiązanie znajomości.

Dlatego też w wielu firmach funkcjonuje onboarding, czyli w luźnym tłumaczeniu „witanie na pokładzie”. Pod tym pojęciem kryje się plan wdrożenia pracownika, który ma ułatwić mu start w nieznanym środowisku. Pierwsze dni w pracy są niezwykle ważne, dlatego należy dołożyć starań, żeby przebiegły one sprawnie i w przyjaznej atmosferze.

Wdrożenie nowego pracownika – jakie informacje powinny zostać przekazane?

Onboarding w firmie ma charakter nie tylko towarzyski. Pod tym pojęciem kryje się także szereg procedur, dzięki którym pracownik zdobędzie niezbędne mu do pracy kompetencje. Procedura wdrożenia nowego pracownika jest ważna zarówno dla niego, jak i dla jego pracodawcy. Pomaga bowiem uschematyzować niezbędne elementy związane z zatrudnieniem i umożliwieniem wykonywania swoich obowiązków. Dlatego proces onboardingu powinien obejmować takie informacje jak:

• przedstawienie strategii firmy, jej charakterystyki oraz kluczowych wartości,
• zapoznanie z pracownikami,
• przekazanie informacji na temat obowiązujących regulaminów,
• przekazanie informacji związanych z BHP (szkolenie BHP),
• przekazanie instrukcji stanowiskowych,
• przedstawienie narzędzi, sprzętu czy dokumentacji.

Wbrew pozorom onboarding pracownika powinien zacząć się jeszcze przed pierwszym dniem w pracy, a wręcz na etapie rekrutacji. Przełożeni powinni zadbać o to, żeby rozwiać wszelkie wątpliwości odnośnie rozpoczęcia pracy, począwszy od ustalenia godzin, przekazania harmonogramu, na wskazaniu miejsca parkingowego kończąc.

Adaptacja pracownika — dostępne formy onboardingu

W praktyce onboarding pracowników, podobnie jak sama rekrutacja, może mieć różne formy oraz charakter. Niekiedy pierwszy dzień jest nieformalny, od nowego pracownika nie wymaga się stosownego ubioru, a przełożeni skupiają się na przedstawieniu wszystkich aspektów pracy w luźny, wręcz przyjacielski sposób. W innym przypadku wdrożenie pracownika może ograniczać się do spędzenia dnia na poznawaniu prezentacji i lekturze obowiązujących regulaminów.

Nie ma również sztywnej reguły co do tego, ile osób powinno zajmować się onboardingiem. Czasami będzie to bezpośredni przełożony bądź właściciel firmy, w innym przypadku wszyscy pracownicy mają zalecenia związane z pomocą nowemu pracownikowi.

Ciekawym programem adaptacji pracownika jest onboarding buddy. System ten polega na wyznaczeniu wśród pracowników jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie nowego członka zespołu. Takie rozwiązanie ma kilka zalet. Po pierwsze „kumplem od wdrożenia” zostaje zazwyczaj bardziej doświadczony pracownik na podobnym szczeblu w firmowej hierarchii.

Dlaczego nie przełożony? Wynika to m.in. z tego, że nowa osoba będzie czuć się zdecydowanie swobodniej w towarzystwie kogoś, kto nie jest bezpośrednim zwierzchnikiem. Łatwiej przychodzi wówczas zadawanie pytań, nawet jeśli mogą wydawać się wstydliwe czy stawiające nowego pracownika w złym świetle. Ponadto w przypadku onboarding buddy od razu jasna jest sytuacja, do kogo ma zwrócić się nowy pracownik w razie problemów.

Onboarding buddy może być skutecznym i wartościowym programem, jednak ważny jest dobór odpowiedniej osoby do tej roli. Musi to być pracownik doświadczony, posiadający niezbędną wiedzę, ale również wyrozumiały i towarzyski.

Onboarding pracownika krok po kroku

Jak już wspomnieliśmy, wdrożenie nowego pracownika to więcej niż tylko powitanie w zespole. Dlatego z perspektywy pracodawcy czy przełożonego warto przygotować sobie listę najważniejszych kroków związanych z onboardingiem.

Krok 1: Kontakt z pracownikiem przed pierwszym dniem w pracy.

Krok 2: Przygotowanie stanowiska i niezbędnych narzędzi pracy.

Krok 3: Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie pracownika lub udzielenie członkom zespołu wskazówek dotyczących onboardingu.

Krok 4: Zapoznanie z członkami zespołu (zarówno przed rozpoczęciem pracy, np. w formie listy pracowników w mailu oraz poprzez przedstawienie nowej osoby także pracownikom, z którymi nie będzie miał bezpośredniego kontaktu).

Krok 5: Wyznaczenie najważniejszych zadań i przekazanie wszelkiego rodzaju regulaminów.

Krok 6: Otwartość na pomoc, a także zapewnienie o możliwości zadawania wszelkich pytań.

Mimo listy warto przed zakończeniem dnia podsumować wszelkie niezbędne zadania i zapytać nowego pracownika o wrażenia i odczucia. Tego rodzaju feedback może być cenny zarówno dla przełożonych, jak i podwładnych.

Dlaczego przeprowadzenie dobrego onboardingu jest ta ważne?

Onboarding pracowników przekłada się na szereg korzyści zarówno dla nowych osób w firmie, jak i ich pracodawców. Do najważniejszych korzyści związanych z odpowiednim wdrożeniem nowych pracowników można zaliczyć:

• szybszą adaptację w zespole, a co za tym idzie lepszą efektywność w pracy,
• zwiększenie zaangażowania oraz motywacji do działania,
• wzrost przywiązania do pracodawcy,
• pozytywne relacje między pracownikami,
• większą stabilność w zespole, spowodowaną mniejszą rotacją personelu.

Poparciem wymienionych korzyści są statystyki. Badanie Aberdeen Group wykazało, że aż 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, jeśli na początku pracy doświadczyli wartościowej adaptacji. Z kolei analiza Harvard Business Review pokazała, że skuteczny onboarding zapewnia o 62% wyższą wydajność wszystkich pracowników.

Ile powinien trwać okres adaptacji pracownika?

Mimo planów, dostępnych programów oraz schematów, onboarding to każdorazowo indywidualny przypadek. Dlatego trudno określić jednoznacznie ile powinien trwać. Z pewnością nie ogranicza się zaledwie do pierwszego dnia w nowej pracy. Czasami adaptacja pracownika może trwać nawet 6 miesięcy.

W największych strukturach, gdzie przed rozpoczęciem właściwej pracy trzeba przyswoić sporo materiału i różnego rodzaju przepisów, pierwsze miesiące nie powinny wiązać się z dodatkowymi obowiązkami. Wbrew pozorom taka strategia wdrożenia pracownika jest efektywna, ponieważ zapewnia mu czas na zapewnia czas na przyswojenie aspektów techniczno-regulaminowych, a dopiero w dalszej kolejności stopniowo poszerza zakres obowiązków.

W efekcie tak przygotowany pracownik podczas właściwej pracy popełnia mniej błędów, cechuje się większą pewnością siebie oraz zaufaniem do własnych umiejętności. Zamiast stresu i niepewności pojawiają się pierwsze sukcesy, które tylko wzmacniają motywację do pracy.

Plan wdrożenia pracownika — co robić i czego unikać?

Jeżeli stanowisko pracy nowej osoby wymaga przyswojenia sporej ilości treści, przepisów, regulaminów, itp., najlepiej zastosować stopniowe wdrażanie w poszczególne zadania. Jednocześnie należy monitorować i rozmawiać z pracownikiem, ponieważ tempo nauki jest zawsze kwestią indywidualną.

Onboarding pracownika może mieć bowiem dwie strony. Zbyt duże obciążenie spowoduje pojawienie się stresu i spadek motywacji, natomiast zbyt wolne tempo przyswajania wiedzy i umiejętności może równie skutecznie obniżyć zapał pracownika, a także kwestionować wymagania pracodawcy.

Dlatego tak ważne jest utrzymywanie kontaktu z pracownikiem, a nie pozostawianie go samemu sobie, np. z materiałami w formie nieciekawych plików tekstowych. Czego zatem unikać podczas wdrażania pracownika? Oto krótka lista:

• brak własnego stanowiska pracy,
• lektura PDF-ów z regulaminami zamiast praktycznej nauki,
• brak ustalonego celu wdrożenia i planu adaptacji w firmie,
• ograniczone rozmowy bez regularnego feedbacku,
• zbywanie pytań oraz traktowanie ich protekcjonalnie,
• brak przejrzystych zadań na każdy dzień onboardingu,
• niejasne informacje odnośnie dess code’u oraz pozostałych elementów codzienności w firmie.

Najważniejszym aspektem każdego wdrożenia jest komunikacja. Otwartość na sugestie pracownika, aktywne słuchanie i wspólne szukanie rozwiązań to najlepsze, co nowa osoba w firmie może otrzymać na początku swojej kariery. Wówczas nawet jeśli zapomnisz któregoś z punktów planu, pracownik może zasygnalizować problem.

Źródła:

https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them