Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie własnej firmy to fascynujące przedsięwzięcie, które niesie ze sobą wiele obowiązków. Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej jest utrzymanie porządku w finansach. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych rozpoczynających swoją działalność, księgowość może być skomplikowana i niezrozumiała. Jednak prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy w Polsce. W tym artykule przyjrzymy się, jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów oraz dlaczego jest to ważne dla zdrowego rozwoju firmy.

Księga przychodów i rozchodów – co to jest? 

Księga Przychodów i Rozchodów to dokumentacja finansowa, która służy do rejestrowania przychodów i kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to podstawowy sposób prowadzenia rachunkowości dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, które spełniają określone kryteria.

Warto zaznaczyć, że KPiR nie jest wymagana dla spółek z o.o. czy akcyjnych, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości.

Kto musi prowadzić KPiR?

Polskie prawo nakłada obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów w przypadku:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne,

jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły 2 000 000 euro lub równowartości tej kwoty w polskich złotych.

KPiR jest obowiązkowe dla:

• osób duchownych nie korzystających ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
• przedsiębiorców zajmujących się produkcją rolną (jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi),
• armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym,
• osób prowadzących firmę w formie agencji i umów zlecenia.

Popraw płynność finansową i skorzystaj z możliwości, które daje Ci faktoring! Dowiedz się więcej na temat usługi!

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów?

Sposób, w jaki skonstruowana i prowadzona jest księga przychodów i rozchodów nie może być przypadkowy. Ministerstwo Finansów ściśle określa co to PKPiR, jej wygląd oraz zawartość. Podział obejmuje 17 kolumn ułożonych w konkretnej kolejności. 

Oto, jak wygląda księga przychodów i rozchodów.

Kolumna I – liczba porządkowa

Może być to numeracja ciągła dla całego roku albo z podziałem na miesiące.

Kolumna II – data księgowania wydatku

Data zgodna z datą otrzymania towaru, uzyskania przychodu lub poniesienia wydatku.

Kolumna III – numer dowodu będącego podstawą wpisu

Może to być numer faktury widniejący na dokumencie. Trzeba przyjąć i stosować przez cały rok jeden schemat numerowania np. 1/2024. Wpisy muszą być numerowane zgodnie z kolejnością, tj. odpowiednio 2/2024, 3/2024 itd.

Kolumna IV – nazwa podmiotu, będącego stroną transakcji

Może to być nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej.

Kolumna V – adres kontrahenta

Kolumna VI – rodzaj przychodu lub wydatku

Zwięzły opis, czego dotyczy dana transakcja, np. wypłata wynagrodzenia.

Kolumna VII – wartość sprzedaży produktu lub usługi

Kolumna VIII – pozostałe przychody

Tu uwzględnia się np. odsetki bankowe naliczane na lokatach terminowych lub różnice kursowe.

Kolumna IX – suma kwot z kolumny VII i VIII

Kolumna X – wartość zakupionych towarów i materiałów według cen zakupu

Kolumna XI – uboczne koszty

Np. koszty transportu czy dodatkowego ubezpieczenia ładunku.

Kolumna XII – wartość brutto wynagrodzeń pracowniczych

Dotyczy to głównie wynagrodzeń w naturze oraz usług dodatkowych, które wychodzą poza zakres działalności firmy. Tu wpisuje się także wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników na umowie zlecenie i umowie o dzieło. Podstawą do wpisu jest np. lista płac.

Kolumna XIII – koszty pozostałe nieujęte w kolumnie XI i XII

Np. wydatki za media lub amortyzację auta.

Kolumna XIV – łączna suma kwot z kolumny XII i XIII

Kolumna XV – wolna

Wolne miejsce pozwala na umieszczenie innych wpisów, które nie kwalifikują się do żadnej wcześniejszej kolumny.

Kolumna XVI – koszty działalności badawczo-rozwojowej

Zgodnie z artykułem 26e ustawy o podatku dochodowym. Miejsce na zsumowanie i wpisanie kosztów działalności badawczo-rozwojowej, nawet jeśli nie będzie odliczana od podatku.

Kolumna XVII – uwagi

Np. adnotacje o opakowaniach zwrotnych

Każdy miesiąc wymaga podsumowania w KPiR, czyli podkreślenie wpisów i obliczenie sum, stanowiących podstawę do ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Wiedząc, jak skonstruowana jest podatkowa księga przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych, trzeba z odpowiednim zaangażowaniem podejść do jej prowadzenia. Najważniejsze zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obejmują:

• spójność i jednolitość zapisów, np. formatów dat,
• przestrzeganie chronologii i prawidłowe numerowanie wpisów,
• dokonywanie wpisów na podstawie dokumentów księgowych (faktury, rachunki),
• umieszczanie we wpisach wszystkich najważniejszych danych na temat operacji – numeru dowodu księgowego, daty transakcji, danych kontrahenta, krótkiego opisu.

Istotne jest rozliczanie transakcji w walucie polskiej, w języki polskim. Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów? Twoim celem jest to, aby PKPiR była niewadliwa i rzetelna.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce

Rejestracja przychodów w KPiR

Przychody z działalności gospodarczej należy rejestrować na bieżąco. Każda transakcja, która generuje przychód, powinna być udokumentowana, a następnie wpisana do KPiR. Warto zaznaczyć, że przychód to nie tylko wpływy gotówkowe, ale także wszelkie świadczenia otrzymane w zamian za usługi lub produkty.

Prowadzenie ewidencji kosztów w KPiR

Podobnie jak przy przychodach, koszty działalności gospodarczej również należy dokładnie rejestrować. Koszty mogą obejmować wynagrodzenia pracowników, zakupy surowców czy materiałów, opłaty za usługi, koszty związane z wynajmem lokalu oraz wiele innych. Dokumentacja kosztów powinna być rzetelna i przejrzysta.

Rozliczanie podatku dochodowego

Na koniec roku podatkowego przedsiębiorca musi sporządzić roczne zestawienie przychodów i kosztów oraz obliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) na podstawie skali podatkowej. W Polsce obowiązuje stawka podatku PIT od przychodów wynikających z KPiR.

Prowadzenie ewidencji innych obowiązków

Prowadząc KPiR, przedsiębiorca musi także rejestrować inne obowiązki, takie jak składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz ewentualne inne opłaty czy ulgi podatkowe.

Książka przychodów i rozchodów a VAT

Natomiast przedsiębiorcy, którzy wybierają ryczał, księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą. Ich obowiązuje ewidencja przychodów, a także brak możliwości odliczania w niej wydatków.

Jakie koszty można ująć w KPiR?

Koszty związane z prowadzeniem firmy ujmowane w KPiR przyczyniają się do zmiany podstawy opodatkowania. Krótko mówiąc – jeżeli wydatek jest ponoszony na rzecz czy inwestycję związaną z utrzymaniem i rozwijaniem firmy, może zostać ujęta w KPiR.

Nie ma jednej ogólnej i sztywnej listy, co może, a co nie może znaleźć się w zestawieniu, w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jednak zgodnie z artykułem 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (…)[1]

Standardowo w księdze przychodów i rozchodów (zasady ogólne) można ująć m.in.:

• wydatki na zakup podstawowych materiałów, towarów handlowych,
• koszty usług księgowych,
• koszty ponoszone na opłaty za media (telekomunikacja, Internet),
• koszty nabycia komputera, drukarki, auta służbowego,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
• wydatki na utrzymanie i wyposażenie lokalu wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej.

Podstawą do umieszczenia powyższych w ewidencji są zebrane faktury, rachunki, dokumenty celne oraz inne, akceptowane przez ustawodawcę.

Ewidencja przychodów w KPiR

Ewidencja przychodów, czyli kwot należnych z tytułu wykonywanej działalności, choćby nie zostały one zapłacone (art. 14 ust 1 ustawy o PIT) w KPiR powinna odbywać się zgodnie z przyjętym wzorem.

Miejscem do ich umieszczenia jest kolumna VII. Zapis różni się w zależności od tego, czy jesteś płatnikiem VAT:

• książka przychodów i rozchodów a VAT – za pomocą faktur VAT lub wydruków raportów z kasy fiskalnej, wyrażane w kwocie netto.
• książka przychodów i rozchodów bez VAT – ewidencja sprzedaży może być miesięczna lub dzienna, dokumentowana fakturami. Nie ma podziału na kwoty netto i brutto.

Elektroniczna księga przychodów i rozchodów

Obecnie księgę przychodów i rozchodów można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Ta pierwsza wymaga wydrukowania i spięcia stron oraz prawidłowego ich ponumerowania. Należy zrobić to zgodnie z wzorem ujętym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów.

Z uwagi na wygodę i łatwość obsługi, dzisiaj to elektroniczna księga przychodów i rozchodów cieszy się dużą popularnością. Gdy się na nią zdecydujesz musisz przygotować szczegółową instrukcję obsługi programu do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów online, stosować dobry program, który umożliwia stały wgląd do zapisanych pozycji i umieszczanie nowych w porządku chronologicznym, wreszcie przechowywanie danych w sposób bezpieczny.

Odpowiednim formatem plików jest np. PDF, a dokumenty powinny znajdować się w plikach elektronicznych na dysku twardym komputera – w porządku chronologicznym, z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dobrze jest zrobić ich kopię.

Jeśli korzystasz z programu komputerowego, który umożliwia druk ksiąg przychodów i rozchodów zgodnie z regulacjami ustawowymi, nie musisz już posiadać wersji papierowej. W innym razie jest ona potrzebna – na koniec każdego miesiąca, po podsumowaniu.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to popularny, choć dość złożony proces kontrolowania firmowych wydatków oraz zarobków. Narzędzie to jest wymagane przez prawo, które ściśle reguluje sposób jego prowadzenia oraz uzupełniania. Niewadliwa KPiR to także korzyść dla Ciebie. Dzięki niej możesz na bieżąco monitorować kondycję finansową swojej firmy, kontrolować wysokość podatków dochodowych i lepiej planować inwestycje.

Pamiętaj, że możesz prowadzić księgę przychodów i rozchodów online lub zlecić to księgowej, aby uniknąć błędów. W ten sposób zyskasz sporo czasu, a także będziesz prowadził firmę zgodnie z obowiązującymi przepisami, które zmieniają się dość dynamicznie.

---

[1] Źródło: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-22