Dlaczego jedni mają czas na siłownię rano, pracę, ugotowanie smacznego posiłku i rozwijanie swoich pasji, a inni z trudem zdążają zjeść coś w ciągu dnia, są w wiecznym biegu i wciąż brakuje im na wszystko czasu? Sekret tkwi w planowaniu!

Wszyscy dysponujemy jednakową ilością czasu i choćbyśmy się uporczywie starali, to 24 godziny w ciągu doby w żaden sposób się nie rozciągną. Czasami trzeba się mocno nagimnastykować, aby pogodzić ze sobą pracę, zajmowanie się domem, czas dla siebie oraz dla rodziny i przyjaciół. Planowanie dnia może jednak sprawić, że nagle uda Ci się wygospodarować godzinę lub dwie w tygodniu na coś, co zawsze było odkładane na bliżej nieokreślone „później”, a w pracy zaczniesz sukcesywnie domykać ważne projekty.

Dlaczego warto planować swój dzień?

Dobry plan pozwoli Ci na ograniczenie wszelkich sytuacji stresowych – nie będziesz martwił się o to, że nie zdążysz z dużym projektem w pracy, zapomnisz o wizycie u lekarza albo nagle wydarzy się coś, czym zupełnie nie będziesz miał czasu się zająć. Ponadto zwiększy się Twoja satysfakcja z wykonywanej pracy, a dobre rozplanowanie godzin wpłynie pozytywnie na Twoją efektywność. Tym samym poczujesz się bardziej zmotywowany do pracy, gdy zobaczysz, że z samego rana poradziłeś sobie z dużym zadaniem, a Twoja samoocena poszybuje w górę!

Właściwa organizacja czasu sprawi, że znajdziesz go więcej na odpoczynek, spotkania z bliskimi czy załatwienie mało pilnych spraw, które już od dawna masz ochotę zrobić – takie jak np. wyjście do teatru czy uporządkowanie przypraw w kuchennej szafce.

Jak zabrać się do planowania dnia, aby był bardziej efektywny?

Zaopatrz się w kalendarz lub planer

Jeżeli należysz do tradycjonalistów, postaw na papierową wersję planera lub kalendarza. Jeśli jednak wolisz nie nosić go ze sobą, zainstaluj jedną z dedykowanych aplikacji do planowania, gdzie wszystkie notatki będziesz robił cyfrowo. Forma nie ma znaczenia – wybierz tę najwygodniejszą dla siebie. Ważne jest jednak, abyś wszystkie swoje plany zapisywał w tym samym miejscu. Dzięki temu unikniesz chaosu związanego z szukaniem notatek na różnych nośnikach. Wszystkie spotkania, wizyty czy wydarzenia, które ustalasz z wyprzedzeniem, wpisuj do kalendarza od razu, gdy się o nich dowiesz.

Stwórz listę wszystkich zadań na dany dzień

Zapisz zadania obowiązkowe do wykonania danego dnia, a także różne aktywności, którymi chciałbyś się zająć, ale jeśli przełożysz je na inny dzień, to nic się nie stanie (np. wypróbowanie nowego przepisu, kupienie nowej bluzy czy projekt osobisty). Wpisz każdą, nawet tę najdrobniejszą rzecz, którą powinieneś się zająć w ciągu dnia. Bądź jednak realistą i nie dodawaj zbyt dużej liczby zadań, których nie będziesz w stanie później wykonać.

Oszacuj, ile czasu potrzebujesz na wykonanie każdego zadania

Często mamy tendencję do zaniżania czasu dla poszczególnych zadań, chcąc zmieścić więcej aktywności w ciągu jednego dnia. Skutkuje to później niepotrzebnym stresem i gorszym samopoczuciem, bo z czymś się nie wyrobiliśmy tak, jak zakładał to plan. Lepiej jest zostawić sobie nieco zapasu czasowego. 

Ustal hierarchię, wyznacz priorytety i rozplanuj zadania w czasie

Najważniejsze zadania wykonaj w pierwszej kolejności. Najtrudniejsze zadania warto zaplanować w godzinach, w których masz największą efektywność. Uważa się, że dla zadań kreatywnych najbardziej optymalną porą jest czas przed godziną 12:00, ale weź tutaj pod uwagę swoją fizjologię. Osoby w typie skowronka faktycznie najwydajniej pracują do południa. Jeżeli jednak jesteś „sową”, najlepsze efekty osiągniesz, pracując w godzinach popołudniowych lub nawet nocą.

Uwzględnij to, co niezaplanowane

Planuj dzień tak, aby nie zarezerwować 100% swojego czasu. Weź pod uwagę nieprzewidziane zadania lub przeszkody, które mogą się pojawić, i zostaw na nie przestrzeń. Może się zdarzyć, że komputer, na którym pracujesz, zawiesi się i utracisz część swojej pracy. Lepiej w takiej sytuacji nie mieć dnia wypełnionego co do minuty zadaniami.

Zaplanuj przerwy na odpoczynek i czas wolny

Dwie wolne godziny po południu mogą kusić, aby popchnąć jeszcze trochę do przodu jeden z projektów w pracy. Nie wpadnij jednak w pułapkę. Chyba nie chcesz, aby praca pochłonęła całe Twoje życie? Planowanie odpoczynku jest szczególnie ważne zarówno, jeżeli chodzi o krótkie przerwy w trakcie pracy, jak i relaks po godzinach. Znajdź przynajmniej godzinę na odprężenie się tuż przed snem, najlepiej już bez elektroniki, i postaraj się każdego dnia wygospodarować choć odrobinę czasu na swoje pasje i hobby. Takie przyjemności jak wyjście do nowej restauracji czy buszowanie po sklepach internetowych też wpisz w swój kalendarz. 

Zadania, które nie muszą być wykonane konkretnego dnia, zapisz na karteczkach samoprzylepnych

Wyznacz kilka takich nieobowiązkowych zadań na dany tydzień. Będziesz mógł je wykonać, gdy tylko pojawi Ci się wolne okienko w tygodniu, ale nic się też nie stanie, jeśli przesuniesz je na kolejny tydzień. Dzięki samoprzylepnym karteczkom zrobisz to z łatwością i unikniesz niepotrzebnego kreślenia w notatkach.

Zaplanuj w ciągu dnia czas tak, aby się wyspać, zjeść spokojnie śniadanie i wykonać krótką gimnastykę

Nawet najlepiej skonstruowany plan może zawieść, jeżeli Twój organizm będzie wyczerpany lub nieodpowiednio odżywiony. Pozbawiony energii i sił możesz męczyć się z półgodzinnym zadaniem nawet przez kilka godzin, a wtedy cały misternie zbudowany plan runie jak domek z kart. Po zarwanej nocy Twoja koncentracja jest niższa, dlatego warto zadbać o odpowiednią ilość snu. Poranne ćwiczenia dodadzą Ci energii, a dobre jakościowo, pożywne śniadanie wpłynie pozytywnie na jakość wykonywanej przez Ciebie pracy. 

Rób tygodniowe lub miesięczne oceny swojego planu

Może się okazać, że coś w nim szwankuje i np. musisz zmienić metodę zarządzania czasem pracy, planujesz za dużo aktywności jednego dnia albo dojazdy w różne miejsca zajmują Ci za dużo czasu. Warto weryfikować swój system planowania i wprowadzać niezbędne zmiany lub nowe rozwiązania, aby żyło Ci się lepiej.

Dobre nawyki w planowaniu

Aby wynieść swoje planowanie o poziom wyżej, wprowadź w życie kilka prostych praktyk, dzięki którym osiągniesz jeszcze lepsze rezultaty:

• Grupuj podobne zadania (np. odpisywanie na maile, telefony do klientów czy sprawy do załatwienia na mieście wykonaj za jednym zamachem).
• Używaj kolorów do oznaczania poszczególnych kategorii zadań (np. kolor czerwony – praca, kolor zielony – czas wolny, itp.).
• To, co możesz zrobić bardzo szybko, zrób od razu.
• Na jeden dzień pracy wyznacz sobie tylko jedno duże, ważne zadanie.
• Rozległe zadania dziel na mniejsze i wykonuj po kolei.
• Odhaczaj zrealizowane zadania i monitoruj postępy w ciągu dnia.
• Nie przekładaj ważnych zadań na kolejny dzień.
• Planuj swój dzień poprzedzającego go wieczora i codziennie rano sprawdzaj swój planer lub kalendarz.
• Skorzystaj z ulubionej metody zarządzania czasem pracy: 2-3-godzinne bloki czasowe, technika Pomodoro, metoda 1+3 (jedno duże zadanie + trzy mniejsze) lub inne.

Idąc tropem Marka Fishera, który powiedział, że najlepszy czas na działanie jest teraz, zacznij planować od zaraz. Przekonasz się, ile w ten sposób zyskasz czasu, a Twój dzień nie będzie już dłużej chaosem pełnym nieuporządkowanych zadań. 

Źródła:

• https://polskabezgotowkowa.pl/akademiaprzedsiebiorcy/planuj-prace-sprawdz-jak-wyglada-organizacja-czasu-pracy
• https://progresywni.eu/rozwoj-osobisty/jak-zaplanowac-dzien/
• https://liczysiewynik.pl/6-prostych-krokow-na-zwiekszenie-efektywnosci-w-ciagu-dnia/