Zakładanie konta firmowego to bardzo istotny etap rozpoczynania własnej działalności. Jednocześnie wcale nie musi być trudny i uciążliwy. Przekonaj się, czego potrzebujesz do uruchomienia firmowego rachunku.  Przejdź przez cały proces – krok po kroku.

Dlaczego warto założyć konto firmowe?

Trudno jest prowadzić firmę bez możliwości odpowiedniego zarządzania finansami. Niezależnie od rozmiaru działalności i jej obrotów – właściwie dobrane instrumenty finansowe są niezbędne. Dla wielu osób, prowadzących własną działalność, istotnym krokiem będzie otwarcie firmowego rachunku. Konto prywatne może spełniać tę funkcję tylko do czasu – i określonej kwoty transakcji. Należy pamiętać, że firmowy rachunek jest obowiązkowy, gdy uiszczamy podatek VAT lub prowadzimy rozliczenia z innymi przedsiębiorcami oraz gdy wartość wystawionych FV wynosi więcej niż 15 tys. zł brutto.   

Przeczytaj także: Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Otwarcie konta firmowego niesie za sobą wiele korzyści:

• wygodne zarządzania firmowymi finansami,

• dostęp do innych produktów firmowych: kart debetowych, kredytów dla firm, terminali płatniczych (POS), itp.

• przejrzystość transakcji w przypadku kontroli,

• możliwość odliczenia kosztów prowadzenia konta,

• subkonto do rozliczeń split payment,

• unikniesz tzw. podatku Belki.

Krok 1: co będzie Ci potrzebne do otwarcia konta firmowego?

Założenie konta firmowego jest dosyć proste i nie wymaga od przedsiębiorców składania dużej ilości dokumentów. W dobie powszechnego dostępu do internetu zbędne formalności znikają – tak jest i w tym przypadku.

Jakie dokumenty będą Ci potrzebne do otwarcia konta firmowego?

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej,

• zaświadczenie o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON,

• dowód osobisty.

Ogromną zaletą uproszczonego procesu zakładania konta jest też fakt, że wszelkich formalności możesz zrobić w dowolnym momencie – gdziekolwiek jesteś. Wystarczy, że posiadasz telefon lub komputer z dostępem do internetu. 

Nie ma potrzeby, by proces zakładania firmowego konta inicjować w placówce banku. Taką możliwość dają obecnie bankowe serwisy transakcyjne oraz dedykowane aplikacje. W razie problemów możesz połączyć się z konsultantem i poprosić o pomoc.

Uproszczenie procedur jest niezwykle korzystne, zwłaszcza gdy prowadzisz własną działalność. Przede wszystkim nie odrywa Cię od obowiązków i pozwala skupić się na potrzebach firmy – bez straty czasu na zbędne formalności.    

Krok 2: porównaj dostępne oferty

Chęć założenia firmowego konta oznacza konieczność wyboru konkretnej oferty. Tych natomiast nie brakuje. Dlatego warto określić jasne kryteria, które będą stanowić pomoc w poszukiwaniu rachunku, dopasowanego do potrzeb Twojej firmy.

Na co zwrócić uwagę przed otwarciem konta firmowego?

• dodatkowe koszty – co prawda wydatki związane z prowadzeniem rachunku można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Mimo to im jest ich mniej, tym lepiej, zwłaszcza że w wielu firmach do transakcji dochodzi bardzo często. Sprawdź, czy bank pobiera opłaty za obsługę konta, karty, wypłaty z bankomatów oraz przelewy.

• dedykowane rozwiązania dla przedsiębiorców – stawiaj na bank, który zapewni kompleksowe wsparcie w prowadzeniu działalności. Kredyt firmowy, lokata, a może terminal? Połączenie tych usług z kontem firmowym często ułatwia przedsiębiorcom podjęcie decyzji.

• udogodnienia w prowadzeniu konta – konto to jedno z narzędzi niezbędnych do prowadzenia firmy. Upewnij się, że oferuje Ci możliwości, które pomogą w codziennej pracy. Takim udogodnieniem może być np. wygodny dostęp do przelewów i płatności z poziomu aplikacji banku.

• obsługa transakcji w obcych walutach – niezależnie od tego, czy działasz globalnie, czy lokalnie, dostęp do konta walutowego powoli staje się standardem w prowadzeniu biznesu. To nie tylko otwarcie się na zagranicznych klientów, ale także większa swoboda w doborze kontrahentów.

• proces zakładania konta – warto brać to pod uwagę, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie chcesz zbyt długo zajmować się otwieraniem konta firmowego. Możliwość szybkiego uruchomienia rachunku, np. przez telefon, może stanowić bardzo ważny atut.

Krok 3: uzupełnij formularz online

Następnym krokiem w drodze do otwarcia konta firmowego jest złożenie wniosku o założenie konta. Dziś bez problemu możesz to zrobić w internecie – wystarczy komputer lub telefon. Sam wniosek przybiera coraz częściej formę krótkiego formularza.

Jego uzupełnienie trwa zwykle kilka minut i ogranicza się do wprowadzenia podstawowych informacji:

• Twoich danych osobowych,

• danych teleadresowych,

• informacji o rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej,

• numeru NIP.

Zakładając konto firmowe przez aplikację CA24 Mobile, możesz zeskanować dowód osobisty, korzystając z aparatu w telefonie. Po zeskanowaniu dokumentu aplikacja odczyta zawarte na nim informacje i samodzielnie uzupełni pola formularza. Tobie pozostanie jedynie weryfikacja wprowadzonych danych.

Krok 4: wybierz rodzaj rachunku

Zwykle podczas zakładania konta firmowego w wybranym banku możesz wybrać spośród kilku ofert skierowanych do przedsiębiorców.

Konkretne opcje sprofilowane są już pod rozmiar i potrzeby określonego przedsiębiorstwa. Najczęściej można je podzielić na te skierowane do jednoosobowych działalności, sektora MŚP oraz dużych firm.

W tym miejscu możesz sprecyzować, jaki wariant rachunku firmowego najbardziej Cię interesuje. Każde z rozwiązań jest dokładnie opisane – zawiera informacje o najważniejszych korzyściach i dodatkach do wybranego konta.

Krok 5: podpisz umowę

Zwieńczeniem procesu otwierania konta firmowego jest podpisanie umowy. Wiesz już, że nie musi się ono odbywać w placówce bankowej. Niezbędny podpis możesz złożyć drogą internetową, np. za pośrednictwem aplikacji. Pamiętaj, by zapoznać się z warunkami umowy oraz zaakceptować wymagane przez bank zgody. W przypadku aplikacji CA24 Mobile warunki umowy z bankiem możesz zaakceptować za pomocą otrzymanego kodu weryfikacyjnego SMS.

Masz już konto – co dalej?
Zgłoszenie konta firmowego do urzędu skarbowego i CEIDG

Dopełnieniem procesu zakładania rachunku będzie zgłoszenie konta firmowego do CEIDG. W ten sposób dołączysz do tzw. białej listy podatników VAT. Co to oznacza dla Twojej firmy? 

Biała lista to wykaz podmiotów gospodarczych, który umożliwia sprawdzenie kontrahenta. Możesz na niej znaleźć zarejestrowanego podatnika. Znajdziesz tam także informacje o podmiotach wykreślonych z rejestru oraz powodach ich usunięcia. To narzędzie, które ułatwia weryfikację przyszłych partnerów biznesowych. 

By zgłosić rachunek firmowy na białą listę podatników wystarczy, że:

• wejdziesz na stronę biznes.gov.pl,

• klikniesz w zakładkę „Zmień dane w CEIDG”,

• zalogujesz się z użyciem profilu zaufanego ePUAP,

• wybierzesz dane, które chcesz edytować – zaznacz okienko „rachunki bankowe”,

• wprowadzisz numer nowego rachunku firmowego we wskazanym oknie.

Istotnym krokiem będzie także zgłoszenie rachunku bankowego do Urzędy Skarbowego. Pamiętaj, by zrobić to w ciągu 7 dni od daty zmiany numeru konta. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą to zrobić za pomocą druku CEIDG-1 – należy go złożyć w urzędzie miasta lub gminy. W przypadku spółek prawa cywilnego odbywa się to poprzez druk NIP-2 składany we właściwym urzędzie skarbowym.