Wydatek a koszt to dwa różne pojęcia odnoszące się do finansów firmy i zarządzania nimi. Nie są synonimami, a poznanie różnic między nimi pozwala poprawnie klasyfikować zakupy czy inwestycje, aby realizować obowiązek podatkowy zgodnie z aktualnymi przepisami.
Dowiedz się, czym jest koszt i wydatek z definicji oraz jak wyglądają one w praktyce. Przekonaj się, że każdy koszt jest wydatkiem, ale nie każdy wydatek możesz zaliczyć do kosztów związanych z prowadzeniem firmy.
Wydatek – definicja
Zgodnie z ogólnie przyjętą definicją wydatek to: „Rozchód środków pieniężnych w formie gotówkowej (z kasy) lub bezgotówkowej (z rachunku bankowego), posiadający zdolność do likwidowania zobowiązań jednostki gospodarczej wobec innych podmiotów gospodarczych (osób fizycznych lub prawnych).”[1]
Mówiąc prościej, co to jest wydatek – to suma, którą przeznaczasz na uzyskanie korzyści lub zaspokojenie potrzeb. Gdy robisz zakupy (spożywcze, do domu) za 200 zł, Twoim wydatkiem jest kwota 200 zł.
Analogicznie w przypadku innych kwot związanych z wydatkami i inwestycjami ponoszonymi na poczet rozwoju i prowadzenia działalności, np. płatnościami za rat kredytów czy rachunków za prąd.
Nie każdy wydatek jest kosztem.
Sprawdź: Księgowość dla biznesu
Koszt – co to jest i czym różni się od wydatku?
Koszt jest pojęciem bardziej złożonym niż wydatek. Koszt to: „wyrażone wartościowo niezbędne zużycie zasobów jednostki gospodarczej w celu uzyskania określonego efektu użytecznego”.[2]
Zatem koszt to wydatek, który bezpośrednio wpływa na proces wytwarzania produktu lub świadczenia usługi w firmie i jest trzeba go ponieść, aby osiągnąć cele. Koszty to wydatki, które służą:
- uzyskaniu przychodu,
- zabezpieczeniu źródła przychodów,
- utrzymaniu źródła przychodów.
Każdy koszt jest wydatkiem.
Aby uniknąć z tego tytułu nadużyć i wyeliminować tzw. pozorne koszty uzyskania przychodów, w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT ujęto wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów.
Koszty pośrednie i bezpośrednie
Koszty pośrednie i bezpośrednie to dwie kategorie wydatków w firmie. Podział obejmuje wydatki związane bezpośrednio z produkcją i dostarczaniem usług lub produktów oraz kosztami dodatkowymi wynikającymi z prowadzenia działalności.
Koszty bezpośrednie
Koszty bezpośrednie można jednoznacznie przypisać konkretnemu produktowi, projektowi lub usłudze. Oznacza to, że są one bezpośrednio związane z produkcją lub świadczeniem usług (np. nabycie materiałów, wypłata wynagrodzeń pracownikom produkcji).
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie są to koszty, które nie mogą być jednoznacznie przypisane konkretnemu produktowi lub projektowi. Są one bardziej ogólne i dotyczą funkcjonowania firmy jako całości (np. opłaty za reklamę, wypłata wynagrodzeń pracownikom administracji, wynajem biura).
Różnice między kosztem a wydatkiem
- Cel wydatku – główna różnica między kosztem a wydatkiem odnosi się do tego, jaki jest cel wydatku. Każdy zakup trzeba prawidłowo zinterpretować, a potem zakwalifikować. Czy jest on ponoszony na rzecz firmy? Wtedy będzie to koszt. A wydatek w budżecie może być ujęty tylko wtedy, gdy służy utrzymaniu, rozwojowi lub wyprodukowaniu dóbr przez przedsiębiorstwo.
- Amortyzacja – koszty mogą być amortyzowane, co oznacza, że są rozkładane na dłuższy okres, podczas gdy wydatki są zwykle księgowane jako jednorazowe transakcje. Dotyczy to np. samochodów czy maszyn.
- Decyzje biznesowe – koszty są kluczowymi elementami decyzji biznesowych, takich jak ustalanie cen produktów, analiza rentowności czy kontrola budżetu. Wydatki, chociaż istotne, nie są zwykle tak istotne w analizie strategicznej.
Kiedy wydatek staje się kosztem?
Jak już wspomnieliśmy, wydatek nie zawsze może być zakwalifikowany jako koszt. Aby tak się stało, musi spełniać konkretne warunki regulowane ustawowo.
Przede wszystkim wydatek musi być bezpośrednio związany z prowadzeniem firmy. Trzeba wykazać, że został on poniesiony:
- na nabycie lub wyprodukowanie rzeczy, którymi handlujesz,
- świadczenie usług, które oferujesz klientom,
- odniesienie korzyści w przyszłości, czyli zwiększenie produktywności oraz zysków.
Wymagana jest też odpowiednia klasyfikacja wydatku oraz przypisanie go do prawidłowej kategorii kosztowej, aby móc go potem odliczyć od kosztów uzyskania przychodu, a tym samym zmniejszyć podstawę do opodatkowania.
Wydatek a koszt – przykłady
W teorii łatwo zrozumieć, jak wygląda koszt a wydatek w budżecie. W praktyce bywa to problematyczne, zwłaszcza, gdy są ponoszone nietypowe koszty w firmie, które nie zawsze wiadomo, jak zakwalifikować.
Aby lepiej zobrazować różnicę między kosztem a wydatkiem, przyjrzyjmy się kilku przykładom.
Koszt: Zakup surowców do produkcji produktów jest kosztem, ponieważ surowce są niezbędne do wytwarzania towarów.
Wydatek: Zakup nowego biurka do biura jest wydatkiem, ponieważ biurko nie ma bezpośredniego wpływu na proces produkcji.
Koszt: Płaca pracowników za pracę w fabryce jest kosztem, ponieważ bezpośrednio wpływa na produkcję.
Wydatek: Opłata za catering żywieniowy dla pracownika jest wydatkiem, bo zaspokaja podstawową potrzebę jedzenia, a nie wpływa bezpośrednio na funkcjonowanie firmy.
Koszt: Nabycie nowego telefonu służbowego pozwala zakwalifikować cały wydatek jako koszt, bo będzie on służył celom firmowym.
Wydatek, który tylko częściowo jest kosztem: Zakup paliwa do auta służbowego, które używasz też do celów prywatnych. Powiedzmy, że tankujesz za 500 złotych – do kosztów możesz zaliczyć maksymalnie 75% tej kwoty. Oznacza to, że wydatkiem jest 500 złotych, a kosztem 375 złotych.
Nietypowe koszty w firmie
Bywa, że Twoja firma ponosi wydatki, które trudno jednoznacznie sklasyfikować jako koszt. Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się z księgowym lub poproś o indywidualną interpretację w urzędzie skarbowym.
Czy koszt może być przed wydatkiem?
Zazwyczaj najpierw pojawia się wydatek, a potem koszt. Bywa jednak, że kolejność zostaje zamieniona. Np. bank nalicza odsetki od kredytu firmowego – wtedy są kosztem. Po uregulowaniu należności staną się wydatkiem.
Kiedy wydatek nie jest kosztem, a koszt wydatkiem?
Nie zawsze wydatek jest kosztem – to już wiesz. Ale bywają też sytuacje, w których to koszt nie jest wydatkiem. Dotyczy to np. spłaty raty kredytu, gdy firma przeznacza uzyskane środki na własne cele i nie są one kosztem. Albo firma płaci podatek VAT – to wydatek, ale nie koszt. Wreszcie sytuacja, w której umarzasz kontrahentowi dług lub naliczoną karę finansową. To nie wydatek, lecz koszt.
Koszt i wydatek to nie to samo. Poprawna interpretacja przepisów podatkowych jest podstawą do rozliczeń z fiskusem w sposób niepozostawiający wątpliwości, co do czystości Twoich zamiarów.
[1] Źródło: https://mfiles.pl/pl/index.php/Koszt_a_wydatek
