Pierwsza część artykułu dotyczyła tematu wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz sposobu jego naliczania w pierwszej pracy. W tej części pochylimy się nad kwestią zaległego urlopu wypoczynkowego oraz sposobu wyliczenia urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego, co często bywa problematyczne dla pracowników.
Urlop wypoczynkowy należny za dany rok kalendarzowy, który nie został w jego trakcie wykorzystany, staje się automatycznie w kolejnym roku kalendarzowym urlopem zaległym. Jeśli więc na koniec 2019 roku wykorzystałam 20 dni z mojego rocznego wymiaru urlopu 26 dni, to na dzień 01.01.2020 będę miała do wykorzystania 26 dni urlopu bieżącego za 2020 rok i 6 dni urlopu zaległego za 2019 rok (przy założeniu, że jestem zatrudniona w jednej firmie przez pełne lata 2019 i 2020). Co do zasady urlop zaległy powinien zostać wykorzystany do 30 września następnego roku (w powyższym przykładzie wykorzystywanie 6 dni urlopu zaległego za 2019 powinnam rozpocząć najpóźniej w dniu 30.09.2020, lecz muszę wtedy wykorzystać łącznie całość), co wynika z art. 168 Kodeksu Pracy.
Warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu Pracy). Urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika. Na jego też wniosek może być podzielony na części, jednak w tym przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu Pracy). To oznacza, że pracownik jest zobowiązany raz w roku skorzystać z takiego długiego wypoczynku (firmy często uwzględniają to również w obowiązkach pracownika w Regulaminie Pracy) i bierzemy tutaj pod uwagę dni kalendarzowe, więc nie zawsze będzie to wykorzystanie 10 dni urlopowych, bo inaczej może wynikać z naszego harmonogramu pracy lub w któryś z dni wypada święto czy inny dzień wolny. Z powyższych przepisów Kodeksu Pracy wynika też fakt, że jeżeli nie będziemy wnioskowali do pracodawcy o urlop, a nadal będziemy mieć urlop zaległy, pracodawca może wyznaczyć termin wykorzystania urlopu zaległego, aby wypełnić nałożony na siebie obowiązek wynikający z art. 161 Kodeksu Pracy.
Pracownicy, którzy nie wykorzystują urlopu wypoczynkowego lub robią to w niewielkim stopniu, czasem oczekują, aby pracodawca wypłacił im ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w trakcie zatrudnienia. Artykuł 171 Kodeksu Pracy definiuje wprost, że ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a nie braku chęci wykorzystania urlopu przez pracownika.
Z uwagi na powyższe należy pamiętać, że zmieniając pracodawcę w trakcie roku, urlop będzie nam się należał proporcjonalnie u każdego z nich, w wysokości nie wyższej niż roczny wymiar 20 lub 26 dni. Przykładowo, pracuję wiele lat u jednego pracodawcy, mój roczny wymiar wynosi 26 dni, od 01.07.2019 zmieniam pracodawcę, u którego zostaję zatrudniona na czas nieokreślony. Były pracodawca rozlicza się ze mną za miesiące styczeń – czerwiec 2019, a u nowego pracodawcy będzie należał mi się urlop za lipiec – grudzień 2019. Urlop nalicza się proporcjonalnie (art. 1551 Kodeksu Pracy), a więc były pracodawca rozliczy się ze mną za 13 dni, a u nowego pracodawcy będę miała do wykorzystania również 13 dni. Jak to policzyć? Zasada liczenia urlopu to podzielenie wymiaru rocznego 20 lub 26 dni przez 12 miesięcy i pomnożenie przez liczbę miesięcy, za którą mamy prawo do urlopu, zaokrąglając w górę do pełnego dnia (szczegóły reguluje art. 1552a i 1553 Kodeksu Pracy). W naszym przykładzie warto też zaznaczyć, że jeżeli u byłego pracodawcy wykorzystałam więcej urlopu niż wynika z zasady proporcjonalności, np. 16 dni, to będzie oznaczało, że nowy pracodawca naliczy mi tylko 10 dni urlopu, ponieważ wymiar roczny pozostaje niezmienny.
Podobnie jak w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku, zasadę proporcjonalności stosujemy także do umów o pracę trwających krócej niż pełny rok. Na przykład: Pracownik został zatrudniony na okres próbny od 01.07.2019 do 30.09.2019. Wcześniej w tym roku nie pracował, ale nie jest to jego pierwsza praca i ma wymiar roczny urlopu 20 dni. To oznacza, że pracodawca naliczy mu urlop za 3 miesiące [ 20 : 12 x 3 = 5 dni urlopu ]. W tym przypadku, jeśli pracodawca przedłuży umowę od 01.10.2019, np. na czas określony do 30.09.2020, wtedy po przedłużeniu umowy pracownikowi będą przysługiwać kolejne dni urlopu. Za miesiące październik – grudzień 2019 będzie miał do wykorzystania kolejne 5 dni, które będzie mógł wykorzystać już od 01.10.2019. Łączna liczba naliczonego urlopu za 2019 rok wyniesie 10 dni. Analogicznie, na dzień 01.01.2020 pracownik będzie miał naliczone proporcjonalnie 15 dni urlopu, a jeśli w 2020 umowa zostanie znów przedłużona, kolejne dni urlopu zostaną naliczone dla nowej umowy.
Moment zmiany pracodawcy w trakcie roku, może być dla wielu osób trudny, jeśli chodzi o zaplanowanie dłuższego wypoczynku. Jednakże perspektywa podjęcia ciekawych wyzwań w nowej pracy, może nam zrekompensować te chwilowe uciążliwości. 🙂
W niektórych przypadkach naliczenie urlopu może być bardziej skomplikowane. Jeśli pojawiają się wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z pracownikiem HR, który odpowiada za ten obszar.