Prowadzenie księgowości jest obligatoryjne w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy generowane obroty. Księgowość w małej firmie oznacza dla przedsiębiorcy sporo obowiązków związanych z ewidencjonowaniem przychodów, obliczaniem wysokości podatków i składek na ubezpieczenie zdrowotne do zapłacenia, rozliczaniem podatku VAT.
Czy można samemu prowadzić księgowość małej firmy? Możesz zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości lub powierzyć prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe. Zobacz, co jest dla Ciebie lepsze.
Jak prowadzić księgowość małej firmy?
Prowadzenie księgowości wydaje się wyzwaniem, zwłaszcza dla przedsiębiorców nie związanych z branżą finansów czy rachunkowości. Nic dziwnego – jeśli znasz się na czymś innym księgowość małej firmy z wszystkimi jej regulacjami odnośnie do ewidencji przychodów i kosztów, prowadzenie rejestru zakupów, rozliczeń podatku dochodowego i VAT czy kontrolowanie finansów mogą przytłoczyć.
Pierwszym krokiem do sprawnego prowadzenia księgowości w małej firmie jest uzbrojenie się w podstawową wiedzę na ten temat i poznanie najistotniejszych dla przedsiębiorcy zagadnień.
Księgowość dla małych firm zazwyczaj jest księgowością uproszczoną, co oznacza mniej formalności i procedur niż w wersji pełnej. Niemniej jednak i tak wiąże się z:
- prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów (jeśli rozliczasz się podatkiem liniowym lub według skali podatkowej) lub
- ewidencjonowaniem przychodów (jeśli rozliczasz się na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych).
W niektórych sytuacjach, np. kiedy użytkujesz auto służbowe, dodatkowo możesz mieć obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych i ewidencji pojazdu.
Księgowość dla małych firm a VAT
Jeszcze więcej obowiązków mają przedsiębiorcy, którzy są czynnymi płatnikami podatku VAT. Jak prowadzić księgowość małej firmy w takiej sytuacji? Po rejestracji jako czynny podatnik VAT, naliczasz VAT od swoich usług lub towarów i rozliczasz się z niego z organami podatkowymi.
Prowadzisz też rejestr zakupu oraz sprzedaży VAT, które obejmują faktury zakupowe i sprzedażowe stanowiące podstawę do rozliczeń z fiskusem. Zgodnie z tym składasz też deklaracje podatkowe do urzędu skarbowego:
- VAT-7 – gdy rozliczasz się co miesiąc,
- VAT-7K – gdy rozliczasz się kwartalnie.
Sama wysyłka deklaracji nie jest trudna, bo może odbywać się drogą elektroniczną. Wyzwaniem w prowadzeniu księgowości jest obliczanie podatku VAT oraz korzystanie z należnych ulg podatkowych.
Mała księgowość a składki na ubezpieczenie zdrowotne
Księgowość dla małej firmy to także obliczanie i regulowanie składek na ubezpieczenie zdrowotne. Jak prowadzić księgowość małej firmy, aby zawsze w terminie i w odpowiedniej wysokości regulować zobowiązania wobec ZUS?
Na pewno trzeba pamiętać przy tym o terminie płatności – do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (np. za kwiecień do 20 maja). Przy obliczaniu wysokości należnej składki można posłużyć się programem księgowym dla małych firm oraz specjalnym kalkulatorem ze strony ZUS: https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/kalkulator-skladki-zdrowotnej
Ile kosztuje księgowość małej firmy?
Bez wątpienia główną motywacją przedsiębiorców decydujących się na samodzielną księgowość są oszczędności. Zastanawiasz się, ile kosztuje księgowość małej firmy? Cena zależy przede wszystkim od tego, jak duża jest firma. Więcej zapłacisz w sytuacji, w której zatrudniasz wielu pracowników i wykonujesz dużo transakcji.
Jeśli prowadzisz firmę o skomplikowanej strukturze lub działasz w branży o dużym stopniu regulacji, wpłynie to na podniesienie kosztów księgowości. Oczywiście cena będzie wyższa, gdy zdecydujesz się na skorzystanie nie tylko z podstawowego pakietu obsługi, ale też z usług dodatkowych np. przygotowywania wniosków kredytowych, not korygujących, faktur, aktualizacje w KRS, przeprowadzanie AGM czy ZZW oraz inne oferowane przez księgową w firmie.
Koszty różnią się też w zależności od miasta. Jednak standardowo możemy przyjąć, że w przypadku małej księgowości wahają się od 150 do 300 złotych miesięcznie.
Jesteś właścicielem małej firmy? Dowiedz się więcej na temat usługi faktoringu i zobacz jakie daje Ci korzyści!
Samodzielne prowadzenie księgowości czy usługi księgowej?
Rozważasz samodzielne księgowanie? A może zastanawiasz się nad zatrudnieniem księgowej w firmie? Poniżej znajdziesz nasze zestawienie z argumentami za oraz przeciw każdej z tych opcji.
Samodzielne prowadzenie księgowości
+ Oszczędność kosztów – samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej może być tańsze niż korzystanie z usług księgowej, szczególnie dla małych firm o prostym modelu biznesowym.
+ Pełna kontrola – samodzielna księgowość online daje pełną kontrolę nad finansami firmy. Możesz śledzić każdą transakcję i dostosować księgowość do własnych potrzeb.
– Złożoność przepisów – polskie prawo podatkowe jest skomplikowane, a niewiedza nie jest argumentem łagodzącym, gdy dojdzie do pomyłki czy zaniedbania.
– Czasochłonność – prowadzenie księgowości bywa czasochłonne, co może odciągnąć Cię od innych aspektów prowadzenia firmy.
Usługi księgowe
+ Profesjonalizm – dobre biuro księgowe ma doświadczenie i wiedzę, aby zapewnić kompleksową obsługę, zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.
+ Oszczędność czasu – korzystając z usług księgowej, możesz skupić się na rozwoju swojej firmy, a nie tracić energię na zagłębianie tajników prawa podatkowego.
– Koszty – usługi księgowe wiążą się z kosztami, które stanowią obciążenie szczególnie dla małych czy startujących firm.
– Mniejsza kontrola – korzystając z usług księgowej, oddajesz kontrolę nad księgowością firmową zewnętrznej firmie. Wymaga to znalezienia zaufanego specjalisty.
Księgowa w firmie, księgowość online czy outsourcing?
Prowadzenie księgowości w małej firmie może być wyzwaniem, ale pamiętaj, że nie musisz tego robić sam. Tak naprawdę do wyboru masz trzy opcje:
- samodzielna księgowość bez wsparcia narzędzi (darmowe, ale wymagające największego zaangażowania czasu oraz wiedzy),
- korzystanie z programów księgowych dla małych firm online,
- zatrudnienie księgowej w firmie,
- korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej – outsourcing.
Rozważ dokładnie, czy chcesz prowadzić księgowość samodzielnie czy skorzystać z usług księgowej, biorąc pod uwagę aktualną strukturę i sposób działania firmy, swoje potrzeby, możliwości finansowe i złożoność działalności. Pamiętaj, że dobra księgowość to klucz do sukcesu małej firmy oraz jej stabilnego funkcjonowania.
