Każdy z nas zna kogoś, kto cierpi na chroniczny brak czasu – w natłoku pracy i obowiązków na cokolwiek innego z trudem znajduje chwilę, a stwierdzenia „może kiedyś…” czy „gdy będę mieć więcej czasu…” powtarza niczym refren piosenki. Są też tacy, którzy niczym magicy te same 24 godziny rozciągają jak gdyby były z gumy: praca, dom, spotkania towarzyskie, hobby, dodatkowe zajęcia, a do tego czas na odpoczynek. Skąd niedobór czasu u tych pierwszych i w czym tkwi sekret tych drugich?

Jeśli pierwsze co przyszło wam do głowy to odpowiednie zarządzanie czasem – macie rację. Umiejętność zarządzania, planowania i realizowania tego, co musimy, potrzebujemy lub chcemy zrobić jest bezcenna. U jej podstaw leży zdolność określenia tego, co jest dla nas najważniejsze, czyli umiejętność określania priorytetów.

Po pierwsze: spokojnie

By wyznaczyć priorytety potrzebny jest czas – by na spokojnie i szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie co jest dla nas najważniejsze, a idąc dalej – również co jest mniej ważne, a nawet na tyle mało ważne, że możemy z tego zrezygnować. Banalne? Dla jednych określenie priorytetów będzie łatwe, innym zajmie sporo czasu – jednak ich wyznaczenie to podstawa skutecznego zarządzania czasem.

Po drugie: po kolei

Znając swoje priorytety możemy zacząć planować zadania. Najlepiej zrobić to w 5 krokach:

• Spisanie wszystkich zadań, wraz z terminami ich wykonania – dzięki temu czarno na białym zobaczymy, co jest do zrobienia;
• Podział zadań na grupy: najważniejsze, ważne, mniej ważne, mało ważne (te ostatnie to te, z których ewentualnie można zrezygnować) – dzięki temu łatwiej będzie ustalić kolejność ich realizacji;
• Określenie potrzebnych do wykonania zasobów (np. Do wysłania zaproszeń potrzebna jest lista gości a do ugotowania obiadu zrobienie zakupów) – dzięki temu sprawdzimy, czego nam brakuje do realizacji zadań;
• Rozbicie zadań na mniejsze etapy (np. Organizacja spotkania to: rezerwacja sali, przygotowanie prezentacji, zrobienie listy gości itd.) – dzięki temu realizacja i kontrola zadań będzie łatwiejsza;
• Ułożenie zadań w odpowiedniej kolejności, zaczynając od najpilniejszych, oraz oszacowanie, ile czasu na nie potrzebujemy; warto przy tym doliczyć czas na to, czego nie zaplanujemy, nieprzewidziane zdarzenia, trudności, dodatkowe zadania – dzięki temu nawet jeśli coś zajmie nam więcej czasu albo nas zaskoczy będziemy mieć na to… czas ☺

Czego potrzebujemy do planowania i zarządzania zadaniami oraz swoim czasem? Wystarczy kartka papieru i długopis, sprawdzi się też kalendarz (tradycyjny, w telefonie lub skrzynce e-mail), zwłaszcza z systemem powiadomień. Warto przetestować aplikacje do planowania i zarządzania czasem (np. Nozbe, Todoist, Google Keep, Asana czy Wunderlist). Jaka forma sprawdzi się w naszym przypadku to sprawa bardzo indywidualna i nie ma tu jednej, najlepszej metody.

Po trzecie: po prostu

Priorytety są wyznaczone a zadania zaplanowane – jak zacząć działać? Mark Twain powiedział: zjedz żabę każdego ranka, a w ciągu całego dnia nic gorszego cię już nie spotka. Czyli: zacznij od tego, co wydaje ci się najtrudniejsze, potem już wszystko będzie łatwiejsze. A jak radzić sobie z rozpraszaczami – telefonami, smsami, pogaduszkami? Jeśli policzymy ile czasu nam zajmują okaże się, że to wręcz złodzieje czasu: pół godziny przeglądania internetu, kwadrans na pogawędkę przy automacie z kawą, kilka minut na Facebook’u, kolejne na pogaduszkach przez telefon. Zsumowane stają się godzinami, na których brak potem narzekamy. Oczywiście drobne przyjemności i przerwy są bardzo ważne, warto jednak zachować umiar i mieć świadomość, co jest odpoczynkiem, a co zwykłym marnotrawstwem czasu.

Po czwarte: bez przesady

Podobno tajemnicą szczęścia jest umieć czasem przystanąć. Przekłada się to również na umiejętne planowanie i zarządzanie czasem. Takie przystanięcie, zatrzymanie się jest nam potrzebne z wielu powodów. Zdarza się, że zmieniła się sytuacja czy priorytety i to, co jeszcze chwilę temu było świetnym planem wymaga korekty. Przerwy potrzebujemy też po to by spojrzeć na spokojnie, z dystansu na to co robimy, skontrolować i ocenić efekt, zastanowić się czy możemy coś zmienić, zrobić lepiej. No i wreszcie przerwa niezbędna jest by oderwać myśli od natłoku zadań, odpocząć i zregenerować siły – to oczywiste. Planując swój czas koniecznie trzeba więc zaplanować także czas na przerwę.

Jak cofnąć lub przyspieszyć czas? Na te pytania nikt jeszcze nie znalazł odpowiedzi. Jak bardziej świadomie zarządzać swoim czasem, znaleźć go na to co ważne, planować i skutecznie realizować zadania? Mam nadzieję, że ten artykuł odpowiedział na te pytania.