Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie osoby prowadzące swój biznes będą podlegać obowiązkowej integracji kas fiskalnych online z terminalem płatniczym. Jak się przygotować to tego wymogu, a przy okazji zmniejszyć koszty prowadzenia firmy? O tym jest nasz poradnik. 

Kasa fiskalna

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy zakładają swoją firmę w 2023 r. i podlegają ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych, muszą posiadać kasę fiskalną połączoną z Internetem. Ten obowiązek wynika z ustawy o VAT. Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że obecnie w Polsce zarejestrowanych jest już ponad milion kas fiskalnych online. Takie urządzenia umożliwiają automatyczne i bezpośrednie przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

Od początku 2025 r. każda kasa fiskalna musi być również połączona z terminalem płatniczym. Połączenie pozwala wyeliminować błędy kasowe przy podwójnym wprowadzaniu kwoty (osobno na kasie i w terminalu) – dane transakcji będą automatycznie przesyłane do terminala i komunikaty dotyczące płatności będą wyświetlane na obydwu urządzeniach. Sprzedawca zaoszczędzi czas w trakcie przyjmowania płatności. Ułatwi sobie także rozliczenie utargu na koniec dnia, bo wszystkie transakcje z kart będą widoczne w raportach kasowych. Takiej integracji można dokonać na przykład we współpracy z firmą Elavon, dostawcą usług płatniczych na rynku polskim. Uwaga – na przedsiębiorców, którzy nie dokonają integracji we wskazanym terminie, może zostać nałożona kara w wysokości 5000 zł.

Przewaga bez gotówki

Zgodnie z przepisami ustawy „Prawo przedsiębiorców”, każdy kto prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych ma obowiązek zapewnić klientom możliwość dokonywania zapłaty w wybranej przez nich formie. Prawo dopuszcza – oprócz gotówki – płatności przy użyciu takich instrumentów finansowych, jak karty płatnicze, przelew czy BLIK.

To bardzo ważne i warte podkreślenia – właściciel sklepu zgodnie z prawem nie może wywiesić kartki „płatność tylko gotówką”, bo naraża się w ten sposób na karę. Zresztą płatności bezgotówkowe coraz bardziej zyskują na znaczeniu i brak tej opcji obniża konkurencyjność biznesu. Według danych Fundacji Polska Bezgotówkowa, w 2021 r. już tylko 43 proc. transakcji w punktach handlowych wykonano przy użyciu banknotów i bilonu. 

– Polacy szukają wygodnych rozwiązań. W zabieganym dniu naprawdę nie chcemy martwić się tym, czy mamy ze sobą portfel. Znacznie łatwiej w kieszeni zmieścić kartę płatniczą, a smartfon czy zegarek zawsze mamy zawsze przy sobie. Przedsiębiorcy muszą być zatem przygotowani na sprawną obsługę transakcji bezgotówkowych. Warto korzystać z dostępnych rozwiązań technologicznych i na zmiany przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem – mówi Filip Kaczmarek, dyrektor Pionu Małych i Średnich Przedsiębiorstw i Agrobiznesu w Credit Agricole. 

Kasa fiskalna z dotacją

Konkurencyjność zależy również od optymalizacji kosztów prowadzenia biznesu. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym kroku. Nie każdy wie, że kupując nową kasę fiskalną online można oszczędzić nawet do 90 proc. jej wartości (choć nie więcej niż 700 zł) dzięki rządowej uldze rozliczanej w urzędzie skarbowym. 

O zwrot pieniędzy można ubiegać się już w kolejnym miesiącu po rozpoczęciu korzystania z kasy. Przedsiębiorcy mogą pozyskać środki finansowe z ulgi na dwa sposoby w zależności od tego, czy są czynnym czy biernym podatnikiem VAT. Czynny podatnik może rozliczyć zwrot w deklaracji VAT za okres, w którym rozpoczął korzystanie z kasy. Jeśli kwota ulgi jest wyższa niż należny podatek, drugą część kwoty można rozliczyć w kolejnej deklaracji. Z kolei bierny podatnik VAT, czyli osoba, która jest zwolniona z obowiązku rozliczania tego podatku, może złożyć odpowiedni wniosek o udzielenie ulgi do właściwego urzędu skarbowego.  

Terminal w telefonie

Koszty prowadzenia firmy można obniżyć także na terminalu płatniczym. Przedsiębiorcy, którzy nie przyjmowali do tej pory płatności zbliżeniowych, a zdecydują się na zainstalowanie takiego urządzenia, mogą wziąć udział w programie Polska Bezgotówkowa. Wówczas nie zapłacą prowizji od transakcji do kwoty 100 000 zł przychodu z transakcji bezgotówkowych przyjętych w ciągu 12 miesięcy. Dodatkowo wszyscy przedsiębiorcy, którzy współpracują z bankiem Credit Agricole, mogą skorzystać z nowoczesnego rozwiązania do przyjmowania płatności zbliżeniowych – SoftPos. 

Wystarczy na dowolnym smartfonie czy tablecie z systemem Android 8.0 lub nowszym zainstalować specjalną aplikację Elavon SoftPos i nie trzeba martwić się o dodatkowe terminale płatnicze. Za samą aplikację klienci nie ponoszą żadnych kosztów przez cały okres trwania umowy, którą można zawrzeć na 24 lub 36 miesięcy. W ramach oferty standardowej obowiązuje prowizja w minimalnej wysokości 25 zł dla obrotu za pośrednictwem aplikacji, do kwoty 3900 zł. Oznacza to, że jeśli klient zrealizuje obroty na niższą kwotę – naliczy się opłata minimalna.

– Łatwy dostęp do zarobionych pieniędzy jest kluczowy dla płynności finansowej przedsiębiorstw, szczególnie tych nowopowstających. Jeśli nie wiemy, jakimi środkami możemy dysponować w codziennej działalności, trudniej rozwijać firmę. Z SoftPosem dzienny utarg pojawia się na koncie przedsiębiorcy znacznie szybciej, dzięki czemu można łatwiej i w sposób optymalny zarządzać finansami firmy – przekonuje Filip Kaczmarek.

Posiadacze aplikacji SoftPos mogą dodatkowo skorzystać z kredytu obrotowego pod wpływy z płatności zbliżeniowych nawet do 10 tys. zł. Dzięki temu mają zapewnioną poduszkę finansową, która zagwarantuje płynność finansową, szczególnie w pierwszych miesiącach działalności.  

W biznesie czas to pieniądz

W dobie postępującej cyfryzacji trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez udogodnień technologicznych. Przedsiębiorcy w naturalny sposób przenoszą do swojej działalności te nawyki, które stosują w życiu codziennym. Skoro prywatne rachunki i zobowiązania regulują w elektronicznym systemie bankowym czy nawet z poziomu aplikacji, to dlaczego w ten sposób nie mieliby również zadbać o finanse firmowe. I choć w Polsce jednoosobowe działalności gospodarcze nie mają obowiązku posiadania odrębnego rachunku bankowego, to wiele osób na taki się decyduje. Przede wszystkim ze względu na przejrzystość, ale również na coraz większą dostępność prostych w obsłudze rozwiązań. 

Jednym z klientów, który zdecydował się na takie rozwiązanie jest artysta-malarz Karol Prochacki, który pracuje na warszawskiej Pradze. – Lubię to co jest proste, czytelne i przejrzyste, dlatego cieszę się, że są aplikacje, które ułatwiają mi zarabianie na mojej pasji, a zarazem pracy – mówi. 

Artysta-biznesmen założył Konto Biznes w Credit Agricole za pośrednictwem aplikacji CA24 Mobile. Cały proces jest intuicyjny i szybki, a formalności są ograniczone do minimum. Wystarczy ściągnąć aplikację CA24 Mobile i za jej pośrednictwem w 15 minut można otworzyć rachunek. Nie trzeba odwiedzać placówki banku ani podpisywać papierowych dokumentów. Z tej możliwości mogą korzystać osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz rolnicy indywidualni. 

Wszyscy, którzy do 30 września założą w Credit Agricole konto firmowe wraz z kartą płatniczą i dostępem do serwisów CA24 eBank lub CA24 Mobile, mogą dostać nawet 1300 zł premii. W ramach promocji bank rezygnuje na rok z opłaty za prowadzenie rachunku bieżącego oraz opłat za przelewy Elixir. 

– W naszej nowej ofercie premiujemy rozwiązania, które usprawniają i ułatwiają prowadzenie biznesu i z których przedsiębiorcy korzystają najczęściej. Z nowym Kontem Biznes mogą zatem wykonywać swoje codzienne zadania, a dodatkowo otrzymają bonus pieniężny – mówi Marcin Jagodziński, dyrektor Departamentu Zarządzania Segmentami, Daily Banking oraz Produktami Oszczędnościowymi w Credit Agricole.