Kiedy już okna zostaną wymyte, a wszystkie kurze z kątów wymiecione, warto pomyśleć o wiosennych porządkach w naszych domowych dokumentach. Część z nich z powodzeniem może wylądować w koszu, ale niektóre warto przechowywać w odpowiednio opisanych teczkach, organizerach czy segregatorach. To naprawdę ułatwia życie!

Porządkowanie dokumentów to żmudny i dość wymagający proces, ale raz na jakiś czas dobrze to zrobić. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że dzięki temu odzyskasz spokój i poczucie kontroli. Po drugie – unikniesz kłopotów. W bałaganie łatwo bowiem przeoczyć nieopłacaną fakturę czy ważny list z urzędu, a tym samym zapomnieć o konieczności załatwienia pilnej sprawy. 

Sortuj zgodnie z kolorami

Pamiętaj, że z dobrze zorganizowanego archiwum bez problemów skorzystają wszyscy domownicy. Bardzo często jest bowiem tak, że tylko jedna osoba w rodzinie wie, gdzie znajdują się rachunki bankowe, polisy ubezpieczeniowe czy akty własności. Jeśli tej osoby zabraknie, odszukanie ważnych dokumentów graniczy z cudem. Dlatego warto umieszczać dokumenty w segregatorach o różnych kolorach, np. czerwony – sprawy pilne, zielony – sprawy, które mogą poczekać, żółty – sprawy załatwione lub niewymagające interwencji. 

Podziel na kategorie

Od Ciebie zależy, jak szczegółowo do tego podejdziesz. My proponujemy co najmniej pięć kategorii: ŻYCIE, PRACA, ZDROWIE, ZAKUPY, PIT-y. 

W segregatorze z napisem ŻYCIE powinny znaleźć się: 

• akty notarialne nieruchomości, których jesteś właścicielem
• testament
• lista rachunków bankowych i lokat
• umowy kredytowe
• umowy na produkty finansowe: fundusze, akcje, obligacje
• polisy na życie
• akty urodzenia
• akt małżeństwa

W segregatorze z napisem PRACA powinny znaleźć się:

• umowy o pracę
• świadectwa pracy
• certyfikaty i dyplomy

W segregatorze z napisem ZDROWIE powinny znaleźć się:

• dokumenty medyczne
• książeczki zdrowia
• wyniki badań
• informacje o grupie krwi

W segregatorze z napisem ZAKUPY powinny znaleźć się:

• gwarancje na sprzęty AGD
• umowy kupna-sprzedaży, np. samochodu
• umowy z dostawcą internetu czy telewizji
• ubezpieczenia, np. domu, samochodu
• instrukcje obsługi sprzętów domowych

W segregatorze z napisem PIT-y powinny znaleźć się:

• dokumenty składane corocznie do urzędu skarbowego wraz z niezbędnymi załącznikami

Porządkuj na bieżąco

Regularnie przeglądaj dokumenty, by wyrzucać te, które nie są Ci potrzebne, i zrobić miejsce dla nowych.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Umowy i aneksy do polis ubezpieczeniowych przechowuj do końca okresu ich ważności. Jeśli więc wykupiłeś polisę na życie, nigdy się jej nie pozbywaj!
Polisę mieszkaniową, choć jest ważna tylko przez rok, zachowaj przez kolejne 3 lata. W ten sposób zyskujesz niepodważalny dowód na to, że opłaciłeś składki, w razie, gdyby towarzystwo ubezpieczeniowe dopatrzyło się jakichś nieprawidłowości.
Umowy dotyczące ubezpieczeń obowiązkowych, np. OC, przechowuj przez 10 lat. W razie zmiany ubezpieczyciela w prosty sposób udowodnisz bezwypadkową jazdę.
Umowy dotyczące pożyczki przechowuj przez 10 lat, podobnie jak dowód spłaty długu.
PIT-y: ich kopie, faktury i rachunki, dzięki którym korzystałeś z ulg podatkowych, a także potwierdzenie nadania PIT-u listem poleconym lub pokwitowanie jego złożenia wystawione przez urząd skarbowy przechowuj przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie. Warto tego pilnować, bo jeśli urzędnicy skarbowi zechcą Cię skontrolować, a Ty nie będziesz dysponować potrzebnymi dokumentami, zapłacisz karę.

Wyciągi bankowe oraz potwierdzenia operacji dokonanych kartą płatniczą: przechowuj je
do momentu otrzymania z banku zbiorczego wyciągu operacji miesięcznych. Własne dokumenty porównaj z tymi, które przysłał Ci bank. Jeśli nic nie budzi Twoich zastrzeżeń, bez obaw możesz zniszczyć wydruki.
Książeczki czynszowe, faktury za gaz, energię, rachunki za telefon lub telewizję kablową: przechowuj przez 3 lata.

Przez 3 lata przechowuj również dowody wpłaty alimentów, zwłaszcza wtedy, gdy to Ty jesteś zobowiązany do ich płacenia. Po tym czasie roszczenia o zapłatę ewentualnych zaległości ulegają przedawnieniu. 

Tego nigdy nie wyrzucaj!

Niektórych dokumentów nigdy nie powinniśmy się pozbywać, bo mogą się przydać w różnych sytuacjach. Należą do nich m.in.:

• akty urodzenia
• akt ślubu
• metryka chrztu i świadectwo bierzmowania
• orzeczenie o rozwodzie lub akt unieważnienia małżeństwa
• akty zgonu współmałżonka, rodziców i rodzeństwa

Nie panikuj jednak, jeśli je gdzieś zawieruszysz. W każdej chwili możesz poprosić o ich odpis w urzędzie stanu cywilnego lub w kościele.

Nie wyrzucaj również świadectw pracy otrzymanych w firmach, w których byłeś zatrudniony. Mogą się przydać nie tylko podczas szukania nowej posady, ale również w momencie, gdy będziesz się starał o emeryturę czy rentę.

Pamiętaj również, że wszystkie dokumenty sporządzone w formie aktu notarialnego warto przechowywać do końca życia, pod warunkiem, że odzwierciedlają aktualny stan prawny.  

Gdzie wyrzucać paragony?

Ich również nie trzeba przechowywać, bo reklamacja czy zwrot zakupionego towaru są bez nich możliwe. Warto jednak pamiętać o tym, że paragony (wykonane z papieru termicznego), podobnie jak papier faksowy, wyrzucamy do pojemnika przeznaczonego na odpady zmieszane, a nie na papier!

Komfortowo się czujesz w świeżo wysprzątanym mieszkaniu, prawda? Pomyśl, jak będzie Ci dobrze na myśl, że w Twoich dokumentach również panuje wzorcowy porządek. Do dzieła!

Źródła:

• https://architektporzadku.pl/porzadkowanie-dokumentow/
• https://www.oszczedzanienaprzyszlosc.pl/2019/02/zrob-porzadki-w-dokumentach/
• https://dziennikzachodni.pl/ktore-dokumenty-trzymac-a-ktore-mozna-wyrzucic-poradnik/ar/3850799
• https://www.brw.pl/blog/zadbaj-o-porzadek-w-dokumentach/
• https://plus.gazetalubuska.pl/jak-dlugo-trzeba-przechowywac-dokumenty/ar/c3-9789200