W ostatnich miesiącach, w związku z zagrożeniem epidemicznym, część firm zdecydowała się przejść niemal w całości na pracę w trybie home office. Wiele z nich umożliwiało już wcześniej swoim pracownikom częściową pracę z domu, jednak mimo to realizacja większości zadań, procesów czy spotkań wymagała obecności w biurze. Pojawienie się koronawirusa mocno zweryfikowało to podejście i pokazało, że dzięki digitalizacji i powszechnie dostępnym narzędziom do pracy zdalnej, jesteśmy w stanie realizować niemal wszystkie zachodzące w organizacji procesy bez wychodzenia z domu. Tak też stało się z procesami rekrutacyjnymi, a dowodem na to są coraz częściej pojawiające się przy ogłoszeniach informacje, że cały proces prowadzony jest online. Do tej pory zarówno praca, jak i procesy rekrutacji prowadzone w całości zdalnie były domeną firm z branży IT, zatem ani kandydaci, ani pracownicy tych firm nie odczuli diametralnej zmiany w swojej zawodowej codzienności, dla całej reszty jednak odnalezienie się w tej nowej rzeczywistości było nie lada wyzwaniem.

Początkowo każdy z nas, czyli zarówno rekruterzy, menadżerowie, jak i kandydaci, miał swoje obawy: czy będziemy w stanie odpowiednio zmierzyć kompetencje naszego rozmówcy? Czy jakość połączenia będzie zadowalająca? Czy nasz domownik lub pupil nie zakłóci rozmowy? Czy bez bezpośredniego kontaktu na pewno zrozumiemy się tak, jak byśmy tego chcieli? Rzeczywistość jednak nie pozwoliła nam zbyt długo rozmyślać nad problemami, a wymagające kontynuacji procesy rekrutacyjne po prostu musiały się toczyć. Wiedzieliśmy, że na samym początku musimy zadbać przede wszystkim o kandydatów i ich poczucie komfortu: opowiedzieć o tym, jak zalogować się na spotkanie i zapewnić, że w razie nagłych sytuacji czy problemów technicznych możemy się spotkać w innym terminie. Po pierwszych rozmowach mieliśmy już pełny obraz tego, co jeszcze może trapić naszych kandydatów. W tym celu stworzyliśmy dla nich „Poradnik rozmowy zdalnej”, w którym poruszamy najbardziej nurtujące naszych rozmówców kwestie i przesyłamy im go przed spotkaniami.

Co zatem budzi największe wątpliwości przed rozmową online? Drodzy kandydaci, czytajcie uważnie 😉

1. Sama ranga spotkania – czy rozmowa za pośrednictwem Skype lub innego narzędzia jest tak samo „ważna”, jak ta przeprowadzona tradycyjnie? Oczywiście, że tak! Przed każdą rekrutacją przygotowujemy pytania, testy czy zadania w taki sposób, aby jak najlepiej mierzyły kompetencje kandydatów. Dodatkowo, podczas samej rozmowy pokazujemy kandydatom, jaką firmą jesteśmy i w jakim duchu pracujemy. To wszystko po to, aby obie strony mogły podjąć obiektywną decyzję o rozpoczęciu współpracy, a złożona po takiej rozmowie oferta współpracy obliguje nas tak samo, jak przy standardowym procesie rekrutacji.
2. Czy rozmowa zdalna zwalnia z zachowania z tradycyjnych wzorców biznesowych i jest mniej formalna? Niekoniecznie. Z jednej strony mamy niespotykaną dotąd okazję, aby dotychczas stresujące spotkanie w nieznanym nam otoczeniu odbyć z domu, być może z ulubionego fotela i z ulubionym kubkiem kawy. Natomiast w dalszym ciągu trzeba mieć w pamięci, że to spotkanie biznesowe, podczas którego chcemy się zaprezentować jako profesjonalista w swojej branży. Nie doradzamy zatem zmiany standardowej koszuli na bluzę dresową, ani rozkładania się w fotelu tak wygodnie, jak podczas wieczornego oglądania serialu. Najbezpieczniej postępować w myśl zasady, że zachowujemy tak, jak podczas wizyty w biurze u potencjalnego pracodawcy, a nasz ulubiony kubek czy fotel potraktujmy jako miłe pokrzepienie.
3. Co się zatem stanie, kiedy naszą profesjonalną rozmowę zakłóci nasz domownik, dziecko czy zwierzak? To zdecydowanie aspekt, który budzi dużo wątpliwości, a nierzadko również i nerwów. Pomimo biznesowego i profesjonalnego wymiaru rozmowy, wszyscy zdajemy sobie sprawę z okoliczności, w których się znajdujemy. Wiemy, że nasze domy i mieszkania to nie osobne biura, a przestrzeń, na której przyszło nam łączyć swoje życie prywatne z zawodowym, a którą naturalnie zamieszkują również i inni domownicy. Nie zdziwią nas zatem sytuacje, kiedy ktoś z obecnych domowników czy czworonogów nieświadomie przerwie nam rozmowę. Dajemy sobie wówczas przestrzeń na krótką przerwę, a nierzadko również i szeroki uśmiech spowodowany niespodziewaną sytuacją, a potem wracamy do sedna naszego spotkania. Zapewniamy, że taka chwilowa przerwa wywołana przez domownika w żadnym wypadku nie wpływa na wynik rozmowy rekrutacyjnej.
4. Jak zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów technicznych i nieprzewidzianych sytuacji? Warto przed spotkaniem sprawdzić, czy mamy dobrej jakości łącze internetowe (w razie problemów można zbadać możliwość szybkiej zmiany źródła Internetu, np. na hotspot z telefonu), sprawny mikrofon i kamerkę oraz dopytać, czy nasz sprzęt lub przeglądarka powinny spełniać jakieś konkretne wymogi. W razie braku odpowiedniego sprzętu, być może do spotkania można dołączyć również za pomocą telefonu lub pożyczyć laptop od krewnych czy znajomych. Jeśli mamy poczucie, że samo zalogowanie się do danej aplikacji na rozmowę będzie dla nas trudne, poprośmy rekrutera o dokładną instrukcję, a nawet o możliwość próbnego połączenia się. Podobnie rzecz się ma z domownikami – dobrze uprzedzić ich o planowanej rozmowie, zająć na ten czas osobne pomieszczenie i wyłączyć wszelkie rozpraszacze, jak poczta elektroniczna czy dźwięki i powiadomienia w telefonie.
5. Czy coś jeszcze mogę zrobić? Ależ tak – przygotować się! Dokładnie tak samo, jak do stacjonarnej rozmowy – przypomnieć sobie punkty zwrotne w karierze zawodowej, sukcesy, a także trudne sytuacje, z którymi trzeba się było zmierzyć w pracy. Można również przygotować pytania, które chcielibyśmy zadać przyszłemu pracodawcy. Poza tym warto mieć pod ręką szklankę wody, kawy czy herbaty, długopis i kalendarz lub notatnik w razie konieczności zapisania jakiejś informacji, czy chociażby terminu kolejnej rozmowy.

Podsumowując powyższe kwestie, zarówno podczas spotkania stacjonarnego, jak i zdalnego, najważniejsze pozostają dla nas doświadczenia, umiejętności i kompetencje kandydata. Nie ma znaczenia tło, na którym występujecie, drobne zakłócenia czy problemy techniczne. To sprawy, które często pozostają poza naszą kontrolą, a więc nie mają znaczenia w procesie rekrutacji. Pamiętajmy o wzajemnej życzliwości i okazaniu sobie zrozumienia podczas pracy z domu, a sama rozmowa na pewno przebiegnie sprawnie i w miłej atmosferze, a gdyby pojawiły się nagłe problemy, to zawsze można ją przełożyć na inny, dogodny dla wszystkich termin.