Zarządzanie czasem to jedno z większych wyzwań, z którymi mierzymy się w dzisiejszych czasach. Na co dzień robimy wiele rzeczy naraz i towarzyszy nam mnóstwo rozpraszaczy, za sprawą których jedno zadanie mające zająć pół godziny, rozwleka się w czasie na kilka godzin. Po połowie dnia orientujemy się, że niewiele zrobiliśmy i wciąż czeka na nas mnóstwo pracy do wykonania. Brzmi znajomo? Pomóc Ci może technika Pomodoro!
Pomodoro
Pomodoro to metoda na lepsze zarządzanie czasem, ukierunkowana na zwiększenie koncentracji i produktywności. Polega ona na podzieleniu czasu pracy na 25-minutowe interwały, oddzielone krótkimi, 5-minutowymi przerwami. Po raz pierwszy technika ta została zastosowana przez Włocha, Francesco Cirillo, a jej nazwa pochodzi od włoskiego słowa oznaczającego „pomidor”. Dlaczego pomidor? Ponieważ do odmierzania czasu trwania poszczególnych interwałów Francesco Cirillo użył najprostszego timera kuchennego w kształcie… no właśnie, pomidora!
Technika Pomodoro krok po kroku
Nie potrzebujesz żadnych skomplikowanych narzędzi, aby wypróbować ten sposób pracy lub nauki na sobie. Jak skorzystać z Pomodoro?
- Stwórz listę zadań do wykonania. Mogą to być najdrobniejsze czynności, takie jak odpisanie na maila czy posprzątanie biurka lub większe zadania podzielone na kilka pomniejszych – np. zrobienie researchu, stworzenie moodboardu dla klienta, przygotowanie szkiców w ramach danego projektu. Najlepiej uporządkuj zadania według hierarchii, od tych najważniejszych do tych najmniej pilnych czy istotnych. Każde zadanie na liście powinno być możliwe do wykonania w przeciągu 25 minut. Jeżeli czujesz, że jakaś czynność może zająć Ci więcej czasu, podziel ją na mniejsze części.
- Ustaw czasomierz na 25 minut. Wykorzystaj do tego dowolne narzędzie – może to być tradycyjny budzik lub timer kuchenny, minutnik w smartfonie, dedykowane Pomodoro aplikacje mobilne lub czasomierz online.
- Włącz czasomierz i zajmij się pierwszym zadaniem z listy. Pracuj w głębokim skupieniu przez 25 minut, nie pozwalając, aby coś Cię rozproszyło i odciągnęło uwagę od wykonywanego zadania. Jeżeli w głowie pojawi Ci się nowy pomysł albo uznasz, że musisz dodać do listy kolejne zadanie, zanotuj je szybko i wróć do pracy. W dalszej części artykułu dowiesz się, jak uniknąć niepotrzebnych rozpraszaczy!
- Po upływie 25 minut odhacz na liście wykonane zadanie i zrób sobie 5-minutową przerwę. Nie zajmuj się w tym czasie niczym związanym z pracą. Przyda Ci się za to trochę ruchu! Porozciągaj się, a nawet zatańcz do ulubionej piosenki, jeśli czujesz, że tego potrzebujesz. Wyjdź na balkon i zaczerpnij trochę świeżego powietrza albo skocz do kuchni po szklankę wody lub przekąskę.
- Gdy Twoja przerwa się skończy, potwórz kilka razy sekwencję Pomodoro, pracując w skupieniu przez 25 minut i odpoczywając przez 5 minut. Postaraj się urozmaicać swoje przerwy – jeżeli podczas jednej z nich przeczytasz fragment powieści, to niech druga będzie poświęcona np. krótkiej medytacji. Po czwartym Pomodoro warto zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą od 15 do 30 minut.
Zdaniem autora techniki Pomodoro 25 minut jest maksymalnym czasem, w którym możemy pracować intelektualnie bez przemęczenia. Jeżeli jednak czujesz, że jesteś w stanie pozostać w skupieniu nawet przez godzinę albo wręcz przeciwnie, że potrzebujesz nieco dłuższych przerw, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś nieco poeksperymentował z Pomodoro.
Modyfikuj tę technikę, aby dopasować ją do siebie, i dowolnie skracaj lub wydłużaj czas trwania poszczególnych interwałów. Niech długości trwania wszystkich sesji skupienia i przerw będą jednak stałe danego dnia. Bądź konsekwentny – jeżeli postanowiłeś pracować przez 40 minut, a odpoczywać przez 10 minut, odmierzaj taki sam czas przy każdej sesji Pomodoro.
Nie wiesz, czy ta metoda pracy jest dla Ciebie? Oswój się z nią i na początek zacznij od jednej lub dwóch sesji Pomodoro dziennie. Przekonasz się, jakie będą efekty!
Praca w pełnym skupieniu, czyli Pomodoro w praktyce
Tak naprawdę to, na ile technika Pomodoro przyniesie oczekiwane rezultaty, zależy od tego, jak długo będziesz w stanie pracować w pełnym skupieniu bez reagowania na bodźce z zewnątrz i niepotrzebnego rozpraszania się. Tu dzwoniący telefon, tam migające powiadomienie z Facebooka…
Według badań ponad 70% ludzi ma kłopot ze skupieniem się na jednym zadaniu przez dłuższy czas. Wszystkiemu winne są różnego rodzaju rozpraszacze, które kradną naszą uwagę.
Jak uniknąć niepotrzebnych rozpraszaczy w trakcie sesji Pomodoro?
- Na czas pracy wycisz w smartfonie powiadomienia z aplikacji oraz wszystkich komunikatorów.
- Włącz w smartfonie tryb „nie przeszkadzać” – nie będą wtedy rozpraszać Cię ani powiadomienia z aplikacji, ani telefony lub przychodzące SMS-y. Ewentualnie możesz po prostu wyciszyć telefon i wyłączyć wibracje oraz odłożyć go ekranem do dołu.
- Połóż smartfon na tyle daleko, abyś nie miał go pod ręką. Unikniesz w ten sposób odruchowego sięgania po telefon.
- Zainstaluj aplikację monitorującą i kontrolującą czas spędzany przez Ciebie na przeglądaniu internetu, YouTube’a czy mediów społecznościowych – gdy zobaczysz, ile godzin dziennie po prostu marnujesz na scrollowaniu czy oglądaniu śmiesznych filmików, łatwiej będzie Ci podjąć bardziej radykalne decyzje w kwestii ograniczenia różnego rodzaju rozpraszaczy.
- Jeżeli pracujesz przy komputerze, zamknij w przeglądarce internetowej wszystkie strony niezwiązane z aktualnie wykonywanym przez Ciebie zadaniem.
- Jeżeli Twoje zadanie nie wymaga użycia sprzętów, wyłącz je na czas jego wykonania.
- Ustal z domownikami, że potrzebujesz teraz czasu do pracy w głębokim skupieniu i prosisz, aby Ci nie przeszkadzano, jeżeli sprawa nie jest naprawdę pilna.
Korzyści ze stosowania techniki Pomodoro
Pomodoro jest narzędziem, które uczy nas skupienia się na zadaniach bez odrywania się od nich. Dzięki pełnej koncentracji i jasnemu planowi działania będziesz pracować efektywniej i osiągniesz więcej. Zwiększy się tym samym Twoja produktywność, a Twoje wyniki w pracy lub nauce poprawią się. Natomiast konsekwentne realizowanie zadań i odhaczanie ich z listy pozwoli Ci na bieżąco monitorować postępy swojej pracy, co przynosi spokój o to, że praca idzie do przodu, a także satysfakcję z osiąganych krok po kroku rezultatów.
Technika ta uczy również samodyscypliny – zamiast marnować czas, maksymalnie go wykorzystujesz, a także stajesz się lepszy w organizowaniu i zarządzaniu czasem. Dzięki częstym przerwom unikniesz przepracowania i wypalenia. W końcu odpoczynek też należy planować! Pomodoro umożliwia zarazem lepszy work-life balans. Po mało produktywnym, rozwleczonym dniu trudniej może być Ci w pełni zrelaksować się w czasie wolnym, gdy z tyłu głowy wciąż będą kłębić się myśli o niezrealizowanych zadaniach.
Zaletą tej metody jest niewątpliwie jej prostota i dostępność. Możesz zacząć ją stosować choćby dzisiaj, bo jedyne, czego potrzebujesz, to lista spisanych przez Ciebie zadań do wykonania i dowolne narzędzie do mierzenia czasu. To co? Spróbujesz?
Źródła: