Sprzedajesz produkty lub usługi i wystawiasz za nie paragony? Jako posiadacz kasy fiskalnej musisz udostępniać swoim klientom możliwość płatności bezgotówkowych. Jedną z najpopularniejszych form jest płatność kartą, a do jej obsługi przyda się terminal płatniczy.
Terminal płatniczy i kasa fiskalna – czy muszą działać razem?
Kasy fiskalne rejestrują płatności klientów i pomagają w rejestrowaniu sprzedaży. Z kolei terminal płatniczy służy do przyjmowania płatności w formie bezgotówkowej – kartą lub BLIKIEM.
Chcesz mieć terminal płatniczy, a kasa fiskalna nie jest w Twoim przypadku potrzebna? Wystarczy, że prowadzisz działalność rejestrowaną i masz NIP – możesz wówczas posiadać terminal płatniczy bez kasy fiskalnej.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, warto rozważyć terminal, nawet bez kasy fiskalnej. Popularyzacja płatności bezgotówkowych sprawia, że spora część konsumentów preferuje robienie zakupów czy korzystanie z usług w miejscach, które dają taką możliwość.
Również dla Ciebie jako przedsiębiorcy jest to rozwiązanie o wielu korzyściach – płatności bezgotówkowe są bezpieczne, szybkie, a sam terminal pozwala Ci rozszerzyć ofertę o wypłaty Cashback i sprzedaż doładowań telefonicznych. To dodatkowe zyski!
Obowiązkowa kasa fiskalna – dla kogo te wytyczne?
Nie każdy sprzedawca czy dostawca usług musi korzystać z kasy fiskalnej. Dla kogo jest ona obowiązkowa? Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących1 w tej grupie są dostawcy m.in.:
- gazu płynnego,
- części do silników,
- nadwozi, przyczep, naczep,
- wyrobów z metali szlachetnych,
- wyrobów tytoniowych,
- usług fryzjerskich, kosmetycznych,
- usług kulturalnych, rozrywkowych,
- opieki medycznej,
- usług motoryzacyjnych
i innych opisanych w §4 Rozporządzenia.
Ze względu na charakter prowadzonej działalności również inni przedsiębiorcy, ustawowo zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, mogą rozważyć jej zakup. Dlaczego warto?
Kasa fiskalna znacznie ułatwia kontrolowanie przychodów i ewidencjonowanie sprzedaży. Jest pomocna również przy przygotowywaniu raportów, gromadzeniu danych, a nawet naliczaniu stawek VAT i rabatów.
Kto jest zwolniony z prowadzenia kasy fiskalnej?
Do grona przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej (do końca 2023 roku) zaliczają się:
- sprzedawcy niektórych towarów i usług, prowadzący sprzedaż wysyłkową lub przyjmujące zapłaty na rachunek bankowy,
- dostawcy usług edukacyjnych (z wyjątkami), telekomunikacyjnych, noclegowych, pocztowych, wynajmujący nieruchomości,
- sprzedawcy, u których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników nie przekroczył 20 tysięcy złotych w poprzednim roku podatkowym.
Tu uwaga! Powyższe wytyczne nie odnoszą się do firm sprzedających towary lub usługi, które trzeba ewidencjonować (wymienione wyżej).
Pozostaje jednak pytanie, czy nie mając kasy fiskalnej, mogą oni korzystać z terminala płatniczego? Tak, ponieważ terminal płatniczy i kasa fiskalna to dwa urządzenia, które mogą działać niezależnie od siebie.
Jak podłączyć terminal do kasy?
Do podłączenia terminala do kasy fiskalnej potrzebny jest kabel – zazwyczaj z wejściem USB lub RS232. Samo połączenie urządzeń w ten sposób nie wystarczy, bo trzeba je jeszcze skonfigurować. Tym zajmie się doświadczony serwisant. On także odpowie na Twoje pytanie dotyczące tego, czy dana kasa fiskalna jest kompatybilna z terminalem i może zostać z nim połączona.
Terminal stacjonarny czy w telefonie?
Gdy zdecydujesz o posiadaniu terminala płatniczego, masz do wyboru dwie opcje. Wśród dostępnych urządzeń są:
- terminale stacjonarne,
- terminale mobilne,
- terminale w smartfonie (SoftPos).2
Najpopularniejsze są terminale w telefonie lub POS (stacjonarne), które znajdziesz m.in. w naszej ofercie. Modele przenośne dają większą swobodę w przyjmowaniu płatności – umożliwiają płatności kartą także poza siedzibą firmy. Jednak wymagają ładowania i nie mają tylu funkcji, co terminale stacjonarne. Te obsługiwane są tylko w jednym miejscu, za to pozwalają na świadczenie usług dodatkowych, np. wypłat cashback czy doładowań telefonów.
Dla osób ceniących wygodę rozwiązaniem mogą być terminale w telefonie. Przydają się one m.in.:
- kurierom,
- przedstawicielom handlowym,
- freelancerom dojeżdżającym do klienta,
- taksówkarzom.
Z kolei te firmy, które świadczą usługi w jednym miejscu, mogą postawić na stacjonarny model. Ta opcja sprawdzi się więc np. w:
- sklepie spożywczym,
- zakładzie fryzjerskim,
- salonie kosmetycznym.
Integracja terminala z kasą fiskalną. Jakie są przepisy?
Nowy Ład zakładał obowiązek integracji terminali z kasami fiskalnymi już teraz, jednak ostatecznie został odroczony do 1 stycznia 2025 roku (nie dotyczy to kas online).
Jako powód Ministerstwo Finansów podało problemy techniczne po stronie operatorów, którzy potrzebują więcej czasu na integrację kas z urządzeniami płatniczymi dostarczanymi przez banki i agentów rozliczeniowych3.
Obowiązek będzie dotyczył terminali płatniczych – drukarki fiskalne nie muszą przechodzić integracji.
[1] Źródło: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20210002442/O/D20212442.pdf
[2] Źródło: https://polskabezgotowkowa.pl/akademiaprzedsiebiorcy/jaki-terminal-platniczy-wybrac-poznaj-rodzaje-terminali
[3] Źródło: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/odroczenia-obowiazku-integracji-kasy-z-terminalem/