Część osób pracuje z domu. Czy to prowadząc działalność gospodarczą, czy też korzystając z takiej możliwości u swojego pracodawcy, czy w końcu jest to dla nich wręcz jedyna możliwość podjęcia zatrudnienia. Niezależnie od sytuacji – praca w domu bywa wyzwaniem. Wygodna kanapa, bliskość kuchni, telewizor – czasem ciężko się skupić, prawda? Nie każdy potrafi się przystosować do takiego trybu i nie dla każdego warunki domowe będą sprzyjające. Każdy stara się dostosować własne środowisko pracy tak, aby jak najbardziej sprzyjało jego własnym potrzebom. Zebrałem tutaj porady, które mam nadzieję będą pomocne jeśli poszukujesz rozwiązań i podpowiedzi na stworzenie wygodnej i spokojnej przestrzeni biurowej w domu.
Zaczynamy!
1.Znajdź dogodne miejsce
To absolutna podstawa. Warto dobrze przemyśleć ten aspekt na jak najwcześniejszym etapie. Najprościej jest oczywiście zaplanować to przed przeprowadzką do nowego domu/mieszkania. Jednak nawet jeśli musisz stworzyć biuro w już istniejącym i urządzonym miejscu, na pewno znajdziesz odpowiednie rozwiązanie. Weź przy tym pod uwagę poniższe porady.
Przede wszystkim miejsce na biuro nie powinno znajdować się w ciągu komunikacyjnym, przy korytarzu, przejściu między pokojami, wejściu do kuchni czy toalety. Taka lokalizacja będzie narażona na odgłosy dochodzące z innych miejsc mieszkania, może to sprawiać Ci trudności podczas rozmów wideo i telefonicznych. Szukając miejsca na biuro powinniśmy poszukać pomieszczenia oddalonego od innych pomieszczeń, w szczególności takich, w których przebywać mogą regularnie i przez dłuższy czas inni domownicy (np. salon). Może się to wydawać błahe, ale takie dźwięki będą Cię rozpraszać i mogą przeszkadzać w pracy. Zdecydowanie, twoim pierwszym wyborem nie powinna być sypialnia. Nie pracuj z łóżka oraz nie pozwól aby pierwszą rzeczą, na którą patrzysz budząc się co rano był komputer czy biurko (elementy symbolizujące pracę).
Drugą istotną kwestią będzie dostęp do światła dziennego. Naturalne światło będzie najważniejszym i prawdopodobnie jedynym źródłem światła dla osób pracujących w godzinach dziennych. Najlepiej jeśli będzie to okno na ścianie południowej lub wschodniej Twojego mieszkania. Jeśli praca tego wymaga, lub wolisz pracować w godzinach wieczornych/nocnych – zadbaj o odpowiednie oświetlenie miejsca pracy – poszukaj lampy/odpowiednich żarówek do biura. Polecam żarówki LED odpowiadające mocy co najmniej 80W na jedną lampkę. Powinieneś szukać takich z barwą między 3500K a 4000K. Pamiętaj o odpowiednim ustawieniu sztucznych źródeł światła, np.: w zależności od tego czy jesteś prawo czy leworęczny – będzie to inny układ.
Gdy znajdziemy odpowiednie dla biura miejsce, warto pomyśleć o układzie biurka – w zależności od dostępnej przestrzeni, warto rozważyć zakup biurka w kształcie literki „L” – które daje nam większe możliwości na rozstawienie sprzętu biurowego czy szafek i schowków na dokumenty.
Nie możemy zapomnieć o wygodnym, najlepiej ergonomicznym krześle biurowym (z możliwością regulacji wysokości siedziska i kąta nachylenia oparcia, z podłokietnikami). Najlepiej gdy będzie to krzesło obrotowe. Jeśli mamy drewniane podłogi – pamiętajmy o odpowiednich gumowych kółeczkach, stosownej podkładce lub postawieniu go na dywanie.
Dodaj zieleń do swojego miejsca pracy – wystarczy chociaż jeden kwiatek na parapecie! Podlewaj go „okazjonalnie” :-).
Pod biurkiem lub w jego pobliżu umieść choćby mały kubełek na śmieci (nie będzie trzeba biegać do kuchni z każdym „ogryzkiem”).
– kontynuacja artykułu na kolejnych stronach 🙂 –
2. Ustaw i dostosuj sprzęt do pracy
Jeśli mam wybór, decyduję się na komputer stacjonarny, o szerszych możliwościach konfiguracji pod konkretny rodzaj wykonywanej pracy i obsługi oprogramowania. Jeśli typ komputera jest narzucony przez pracodawcę i jest to laptop, zdecydowanie polecę Ci rozbudowanie zestawu o zewnętrzne, dodatkowe peryferia w postaci klawiatury i wygodnej myszy z podkładką.
Osobiście jestem wielkim zwolennikiem pracy wielomonitorowej i przy każdej okazji takie rozwiązanie polecam wszystkim – 2 monitory powinny w zupełności zaspokoić potrzeby większości osób (np. ekran laptopa + zewnętrzny, większy monitor). Nie spotkałem się jeszcze z sytuacją, gdzie osoba, której zachwaliłem i poleciłem pracę wielomonitorową wróciła z uwagą, że to nie dla niej, że się nie sprawdza. Według niektórych badań, dodanie drugiego monitora zwiększa produktywność o ok. 30%.
Jeśli Twoja praca wymaga udziału w wideokonferencjach – zobacz jakie ustawienie kamery będzie optymalne podczas tych rozmów – to jest, co (oprócz Twojej twarzy) widzą rozmówcy – aby zawczasu móc uchronić się przed dzieleniem się z nimi widokiem takim jak np. pranie wiszące na suszarce.
Osobom pracującym samodzielnie, którym pracodawca nie udostępnia narzędzi tego typu, polecę skorzystanie z dysku sieciowego, który może służyć do przechowywania kopii zapasowych danych. Dyski twarde tego typu możemy umieścić w domowej sieci (także bezprzewodowo) i skonfigurować tak, aby automatycznie tworzyła się na nich kopia zapasowa danych. Automatyzacja tego zadania pozwoli Ci nie martwić się o wykonywanie kopii ręcznie. Dyski sieciowe przydadzą się także przy okazji do innych celów – np. jako domowa biblioteczka mediów. Kupując taki dysk, zwróć uwagę na pojemność – obecnie najpopularniejsze są dyski 1 i 2TB.
Zadbaj o to, aby jakość połączenia internetowego od Twojego dostawcy była jak najlepsza, a samo łącze jak najmniej awaryjne. Wystarczającą do większości zastosowań prędkością będzie 100 Mbit/s (symetrycznie: prędkość pobierania i wysyłania). Oczywiście nie w każdej lokalizacji takie łącze będzie dostępne oraz przystępne cenowo – porównaj oferty. Jeśli w przeszłości Twojemu obecnemu dostawcy zdarzały się przerwy w dostępne do usług lub dłuższe awarie, zdecydowanie rozważ jego zmianę. Dostawcy często przeprowadzają „kontrolowane wyłączenia” w ciągu dnia przyjmując, że większość ludzi i tak jest w biurze (tyle, że tym prawdziwym… nie domowym).
3. Ustal godziny pracy i czasu wolnego
Tak jak w biurze, gdzie mamy ustalone godziny pracy tak i pracując w domu powinniśmy trzymać się ustalonego harmonogramu dnia. Ustal własne godziny pracy (jeśli decydujesz o tym samemu) – lub dostosuj się do tych, które narzuca pracodawca umożliwiający Ci pracę zdalną. Przykładowo: jeśli mają to być godziny od 09:00 do 17:00 to niech to będą właśnie te godziny. Pilnuj tego, aby w takim wypadku nie „przesypiać budzika” (bo przecież nikt nie zobaczy, że przychodzisz później…) ani nie siedzieć za długo po wybiciu 17:00.
Użyj własnego lub znajdź działający dla Ciebie system mierzenia czasu pracy. Być może wystarczy Ci umieszczenie zegara gdzieś w przestrzeni biurowej lub zegarek Twojego systemu operacyjnego. Alternatywnie, dobrym rozwiązaniem może być odpowiednio ustawiona aplikacja na telefon – przypominająca o różnych wydarzeniach, w tym wskazująca ramy czasu pracy.
Podobnie jak w biurze pracownikowi przysługuje prawo do przerw – tak i w domu powinieneś z nich korzystać. W tym przypadku jednak powinieneś być bardziej restrykcyjny przy pilnowaniu tych przerw – w pracy takie wspólne wyjście na herbatę z kolegami kontrolowane jest niezależnie przez każdego i prędzej czy później jedna z osób z grupy odłączy aby wrócić do pilnych zadań – najczęściej przewodząc wycieczce powrotnej do biurek. W domu jesteś z reguły sam więc możesz liczyć tylko na siebie.
O ile przerwy na herbatę w domu można zminimalizować, bo wystarczy przecież wstać, przejść się do kuchni, włączyć czajnik i wrócić do biurka (nie licząc tego jako przerwy od pracy) – o tyle warto według mnie zrobić sobie w ciągu dnia jedną dłuższą przerwę – 45 minut do godziny i wykorzystać ją (w zależności od potrzeb) na przygotowanie i konsumpcję posiłku czy ćwiczenia fizyczne. Przykładowo, podczas takiej przerwy możemy wyskoczyć na spacer (godzina to w sumie sporo) – przy okazji robiąc zakupy. Pamiętaj tylko aby taką przerwę ustalić sobie o jednej, stałej porze i poinformować o niej współpracowników. Staraj się nie jeść posiłków „w biurze” – udaj się na ten czas do jadalni.
4. Pozbądź się zbędnych „przeszkadzajek”
Wspominałem już, że powinniśmy nasze biuro oddzielić od pomieszczeń takich jak przedpokój czy salon (oczywiście w miarę możliwości, wielkości domu/mieszkania itp.).
Podczas pracy w biurze w zdecydowanej większości przypadków pracownicy nie oglądają TV. W domu także powinniśmy po prostu wyłączyć telewizor. Słuchanie muzyki podczas pracy to z drugiej strony sprawa bardzo indywidualna, więc jeśli jesteś typem osoby, której muzyka pomaga – śmiało. Nie polecam jednak zbyt głośnego słuchania – żeby móc skupić się na wykonywanym zadaniu. Przy okazji nie będziemy zmuszeni oglądać za często sąsiadów, którzy z jakiegoś powodu także w „godzinach pracy” siedzą w domu, a nasza muzyka może im najzwyczajniej przeszkadzać. Zdecydowaną przewagą pracy w domu jest to, że muzyki możemy słuchać na głośnikach a nie na słuchawkach, które są właściwie jedyną akceptowaną formą we wspólnej przestrzeni biurowej.
Ogranicz korzystanie podczas pracy z social media, czatów i „przeglądania Internetu”. Czas spędzony na tych portalach liczy Ci się do „dnia pracy” a dodatkowo wybija z rytmu pracy (rozprasza). Oczywiście, nie ustawiaj od razu telefonu w tryb „samolot” ;). Jeśli jeszcze nie jesteś mistrzem silnej woli, dostępne są programy blokujące wybrane serwisy i usługi internetowe – które można skonfigurować tak, aby blokowały je w konkretnych godzinach (Twoje godziny pracy). Funkcję tę udostępniają także niektóre Firewalle.
5. Ubierz się do pracy
Brzmi dziwnie… przecież nie wychodzisz do biura i zapewne przez większość dni nie spotykasz się ze współpracownikami czy klientami, nawet jeśli wymaga tego charakter Twojej pracy. Dla osób pracujących z domu spotkania zwykle stanowią mały procent obowiązków i należą do rzadkości.
Jednak ostrzegam – nie pracuj w “piżamie”! Dlaczego?
- Zachowujesz profesjonalizm – być może będziesz musiał wziąć udział w wideokonferencji ze współpracownikami, szefem lub klientem. Zbyt luźny, domowy strój może powodować postrzeganie Ciebie jako osoby niespecjalnie przykładającej się do pracy. Nie chcesz chyba sprawiać wrażenia jakbyś właśnie wstał z łóżka (np. o 13:00). Dodatkowo – jeśli pracujesz dla firmy posiadającej ustandaryzowany dress code, odpowiednio się ubierając po prostu spełniasz to wymaganie pracodawcy.
- Zwiększasz swoją produktywność – Badania z Northwestern University (Hajo Adam, Adam D. Galinsky) dowodzą, że to jak się ubieramy ma wpływ na to jak się zachowujemy, wyrażamy oraz że w odpowiednim do sytuacji (tu do pracy) stroju czujemy się bardziej aktywni, obecni oraz posiadamy wyższy poziom zaangażowania w wykonywane zadania.
- Inni widzą, że pracujesz – szczególnie istotne jeśli podczas pracy w domu przebywają też inni domownicy. Ubierając się do pracy – dajesz im wyraźny, wizualny sygnał, że między ustalonymi godzinami nie jesteś dostępny na każde zawołanie ponieważ pracujesz – dzięki temu będą bardziej wyrozumiali.
- Tworzysz granice – kiedy ubierasz się po pracy w domowe ubranie – tworzy się psychiczne i wizualne odróżnienie – w przeciwnym wypadku mogłoby się wydawać, że praca nigdy się nie kończy.
- Masz lepszą koncentrację – ubranie służy też Tobie jako przypomnienie – nastawiając Cię na tryb pracy. Prosty przykład: w ubraniu do pracy raczej nie weźmiesz się za sprzątanie mieszkania…
6. Wyjaśnij bliskim, że pracujesz
O ile na oświadczenie znajomym, że „pracujesz z domu” zwykle słyszy się wyrazy zachwytu „ale fajnie”, „super”, „też bym tak chciał/chciała”, reakcje najbliższej rodziny podobne są raczej do: „czyli nic nie robisz”, ewentualnie „no ładnie, i jeszcze Ci za to płacą…”. Ci, którzy nie doświadczyli pracy z domu przez dłuższy czas, nie mają zwykle pojęcia jak przystosowanie się do takiego modelu może być trudne oraz jak bardzo sobie cenią to ci, którym w końcu udało im się opanować tę sztukę znajdując dla siebie idealne rozwiązanie, osiągając wysoką produktywność oraz dobre wyniki.
Niezależnie czy to znajomi, czy rodzina, gdy uświadomią sobie i zapamiętają, że „siedzisz w domu całymi dniami” – mają skłonność do bagatelizowania Twojej pracy. Wyjaśnij im dokładnie, że to, że siedzisz w domu nie znaczy, że nic nie robisz – muszą wiedzieć, że między ustalonymi godzinami, jesteś tak naprawdę w pracy. Nie masz codziennie “wolnego” i nie jesteś dostępny na każde zawołanie, bo przecież siedzisz w domu…
Mam nadzieję, że zamieszczane tu porady przydadzą Ci się podczas planowania własnego biura domowego. Życzę Ci powodzenia!