Do tematu zarządzania budżetem gospodarstwa domowego każdy podchodzi inaczej. Jedni wynieśli taką wiedzę z domu, inni podpatrzyli w książce czy w Internecie. Niektórzy używają specjalistycznego oprogramowania czy usługi internetowej, a znaczna część społeczeństwa nie robi tego wcale.

Według badań blisko połowie Polaków zdarza się nie regulować w terminie swoich zobowiązań takich jak comiesięczne rachunki. Przyczyny są różne. W zależności od deklaracji są to: brak środków finansowych, zgubienie rachunku, zapominanie o uiszczeniu opłaty czy nieprzykładanie wagi do regulowania takich płatności w terminie. Wciąż poszukujecie rozwiązania dla siebie? Przedstawię pewną metodę dedykowaną do śledzenia bieżących, stałych opłat takich jak rachunki (np. abonament telekomunikacyjny, TV, usług internetowych) oraz innych zobowiązań (np. raty kredytów).

Opisanego tu sposobu używam od kilku lat i przyznam, że u mnie doskonale się sprawdza. Arkusz, który znajdziecie poniżej jest połączeniem pomysłu, który znalazłem śledząc w Internecie wątek dotyczący sposobów na pilnowanie płatności w terminie (np. spłacanie karty kredytowej) oraz własnych potrzeb związanych z bieżącym monitorowaniem kosztów utrzymania mieszkania.

Zaznaczam, że to rozwiązanie nie jest gotowcem na kompleksowe zarządzanie budżetem domowym a jedynie fragmentem odpowiadającym na jedną konkretną potrzebę. Przedstawioną metodę (jeśli uznacie ją za pomocną) sugeruję połączyć z innymi – już używanymi. Jeśli jest to dla Was pierwszy kawałek układanki pt. „budżet domowy” – gorąco zachęcam do odkrywania kolejnych rozwiązań odpowiadających na pozostałe potrzeby (takie jak planowanie i kontrola przychodów i wydatków…).

Zaczynamy! Rozwiązanie polega na stworzeniu przy użyciu arkusza kalkulacyjnego specyficznej tabeli zawierającej informacje o:

• Usługach, za które co miesiąc płacimy (rachunki, abonamenty, inne opłaty stałe)
• Podzieleniu arkusza na dni miesiąca (1-31)
• A także na miesiące (1-12)
• Wysokości opłat w kolejnych kolumnach (na rok, na miesiąc)
• Dodatkowych (opcjonalnych) opisach czy komentarzach (dzień do, ostatnio płacone za, komentarz, link)

Część kolumn jest opcjonalna i można z nich spokojnie zrezygnować (co możecie zauważyć porównując obie wersje tabel: rozbudowaną oraz podstawową).

Przykład tabeli w wersji rozbudowanej (pełnej).

Przykład tabeli w wersji podstawowej (kompaktowej)

Mamy tabelę. I co dalej?

Poniżej przedstawiam opis na przykładzie tabeli w wersji najbardziej rozbudowanej (pełnej).

• W kolejnych wierszach tabeli dodajemy nazwy usług/dostawców/kategorii wydatków. Następnie dodajemy informację o (ostatnim) dniu płatności danej faktury (dostawca zawsze informuje o takim dniu – możecie znaleźć ją na fakturze). Odpowiednio scalamy komórki dni miesięcy tak, aby ich stosowne belki kończyły się w tym właśnie dniu. Przykładowo, jeśli rachunek za telefon powinniśmy opłacić do 8 dnia każdego miesiąca to scalamy pierwsze 8 komórek dni w jedno długie pole. W powstałej w ten sposób komórce wpisujemy nazwę dostawcy / usługi / zobowiązania np.: „Czynsz za mieszkanie” czy „Rata kredytu gotówkowego”. Możemy zmienić jej kolor tła i tekstu na taki, który kojarzy się nam z daną usługą czy dostawcą. Sugeruję także posortować wiersze tak, aby na górze były usługi płatne w pierwszych dniach miesiąca, a na końcu te w ostatnich (w tym te płatne do końca miesiąca – je zawsze oznaczamy jako płatne do 31 dnia miesiąca).
• Kolejna kolumna (opcjonalna): „dzień (do)” to słowne powtórzenie tej samej informacji którą zaprezentowaliśmy przed chwilą graficznie. 8.x będzie znaczyło tyle co – rachunek powinien zostać opłacony do 8 dnia miesiąca.
• Następnie wypełniamy kolumnę „na mies.” (na miesiąc), w której wpisujemy wartość zobowiązania brutto (kwota przelewu), który comiesięcznie wykonujemy do danego usługodawcy w ramach uiszczania opłaty.
  W kolumnie poprzedzającej – „na rok” (opcjonalna) za pomocą formuły wyliczamy roczne obciążenie, czyli 12 * wartość z kolumny ”na mies.”.
• Kolejna kolumna „ostatnio płacone za” (opcjonalna) jest opisowa, służy do wprowadzania informacji niestandardowych, szczególnie w przypadku, kiedy niektóre rachunki pokrywamy za pomocą przedpłat, na przykład za cały kwartał, pół roku czy rok z góry (czyli inaczej niż standardowo z miesiąca na miesiąc). Przyda się ona także wtedy, gdy dana płatność, mimo że opłacamy ją w danym miesiącu, dotyczy innego miesiąca (poprzedniego, kolejnego).
• Kolejne 12 kolumn to reprezentacja wszystkich miesięcy w danym roku (1-12). Tutaj za pomocą symbolu „fajki” będziemy oznaczali stan płatności na dany miesiąc podczas kontroli/aktualizacji arkusza. Fajkę kolorujemy wg uznania – ja przyjąłem następujące zasady: zielona fajka oznacza, że dany miesiąc został opłacony przez nas (wykonaliśmy lub zleciliśmy przelew z datą przyszłą). Szara fajka oznacza, że dany miesiąc został/zostanie opłacony automatycznie – na przykład poprzez obciążenie naszego wynagrodzenia przez pracodawcę lub wykonanie skonfigurowanej płatności automatycznej w banku (zlecenie stałe, aktywny harmonogram płatności). Naturalnie można dodać definicje nowych kolorów według indywidualnych potrzeb.
• W kolumnie „komentarz” (opcjonalna) możemy wpisać dodatkowe informacje o danej opłacie, przykładowo, żeby pamiętać, by od danego miesiąca zmienić przelewaną kwotę, bo abonament się zmieni zgodnie z nową umową.
• Kolumnę „link” (opcjonalna) przewidziałem na umieszczenie w nim odnośnika do informacji o danej usłudze – czy to strona logowania do panelu Biura Obsługi Klienta, sama usługa, czy strona informacyjna dostawcy z cennikiem.

Po opisaniu wszystkich usług – na dole tabeli – za pomocą funkcji sumowania możemy podliczyć roczne i miesięczne obciążenie naszego budżetu.

Raz stworzona tabela będzie ważna przez cały rok – będziemy do niej wracali wraz ze zmianami umów z dostawcami (zmiana kwoty czy dnia płatności) oraz oczywiście podczas kontroli opłat, aby oznaczyć odpowiednie pola. Aktualizacja tabeli zajmuje naprawdę niewiele czasu. Jeśli dołączymy ją do już istniejącego i wykorzystywanego arkusza z budżetem domowym – będzie ona stanowiła jego użyteczne uzupełnienie.

Jeśli chodzi o własne kategorie wydatków, to rozwiązanie to będzie pomocne tylko wtedy, gdy mamy własne ustalone miesięczne limity na kategorie wydatków i co ważniejsze – trzymamy się ich ;). W takim przypadku jako dzień płatności ustawiamy 31 dzień miesiąca.

Z ciekawostek warto nadmienić, że spotkałem się z wykorzystaniem pierwszej części takiego arkusza (jedynie 31 dni miesiąca) jako samodzielnego elementu – który po wydrukowaniu można przyczepić sobie np. na drzwiach lodówki 😊.

A jakie Wy macie sposoby na kontrolowanie opłat?